8 aspectos legales clave para la operación exitosa de las PyMEs
En un mundo impulsado por la innovación y la agilidad empresarial, las microempresas y start-ups se han convertido en pilares fundamentales de la economía global. Estas entidades, definidas por su tamaño y operaciones, pero no por su impacto, enfrentan desafíos únicos que pueden ser mitigados o exacerbados por el marco jurídico en el que operan. Por esta razón, creamos la Guía Jurídica para Microempresas por Baker McKenzie y el Centro Mexicano Pro Bono en 2021, como un recurso para los empresarios que delinea claramente las complejidades legales que enfrentan estos negocios.
Uno de los puntos cruciales que aborda la guía es la formación y estructuración de microempresas. A menudo, los emprendedores están navegando por un laberinto de regulaciones y requisitos legales al iniciar sus negocios y esta guía explica las estructuras empresariales disponibles, además de orientar sobre cuál podría ser la más adecuada para cada microempresa. Este enfoque proactivo no solo fomenta la conformidad legal desde el principio, sino que también establece una base sólida para el crecimiento futuro.
A continuación, comparto algunos de los puntos legales que toda PyME debe considerar:
1. Estructura legal y constitución: antes de iniciar operaciones, es crucial determinar la estructura legal más adecuada para la empresa. Las opciones comunes incluyen la sociedad de responsabilidad limitada (SRL), la sociedad anónima (SA) y la Sociedad por Acciones Simplificada (SAS), cada una con implicaciones diferentes en términos de responsabilidad legal, régimen tributario y formalidades de constitución.
2. Cumplimiento de normativas locales: las PyMEs deben cumplir con una variedad de normativas locales, que pueden incluir licencias, permisos, registros fiscales, comerciales y de seguridad social. Es esencial investigar y cumplir con todas las regulaciones aplicables según la ubicación geográfica y el sector específico de la empresa.
3. Contratos y documentación comercial: elaborar contratos claros y precisos es fundamental para evitar disputas legales y proteger los intereses de la empresa. Esto incluye contratos de trabajo, acuerdos de prestación de servicios, contratos con proveedores y clientes, entre otros. Es recomendable contar con el asesoramiento de abogados especializados para redactar y revisar estos documentos.
4. Protección de propiedad intelectual: asegurar adecuadamente los derechos sobre propiedad intelectual (patentes, marcas registradas, derechos de autor) es esencial para proteger los activos intangibles de la empresa. Implementar políticas internas y procedimientos para gestionar y proteger la propiedad intelectual puede prevenir infracciones y conflictos legales.
5. Normativas laborales y seguridad social: las PyMEs deben cumplir con las normativas laborales locales, que abarcan desde contratos de trabajo y horas laborales hasta seguridad social y beneficios para empleados. Mantenerse actualizado sobre cambios en la legislación laboral y cumplir con todas las obligaciones contribuye a evitar sanciones y conflictos legales.
6. Protección de datos personales: con la creciente digitalización, las PyMEs deben cumplir con las normativas de protección de datos personales. Esto implica asegurar la adecuada recolección, almacenamiento y procesamiento de información personal de clientes, empleados y proveedores, conforme a las leyes de privacidad vigentes.
7. Resolución de conflictos y aspectos litigiosos: es importante contar con estrategias para la resolución de conflictos que puedan surgir en la operación diaria de la empresa. Esto puede incluir la mediación, el arbitraje u otras formas alternativas de resolución de disputas, que pueden ser más eficientes y menos costosas que los litigios tradicionales.
8. Cumplimiento tributario y contable: cumplir con las obligaciones tributarias y contables es crucial para evitar sanciones y problemas legales. Es recomendable contar con el apoyo de contadores y asesores fiscales para garantizar el correcto manejo de impuestos, declaraciones financieras y auditorías.
En Baker McKenzie observamos que, mientras que las PyMEs pueden enfrentar desafíos legales significativos, abordar estos aspectos de manera proactiva y con asesoramiento legal adecuado puede proporcionar una base sólida para el crecimiento y la sostenibilidad a largo plazo. Priorizar el cumplimiento normativo y la gestión efectiva de riesgos legales no solo protege a la empresa, sino que también facilita su desarrollo en un entorno competitivo y dinámico.