Остатки отпусков: как рассчитать и посмотреть в 1С
Расчет остатков ежегодных отпусков работников в программе 1С ведется автоматически. Как рассчитать и посмотреть в 1С остатки отпусков, расскажем в статье.
Важное в статье
Как в 1С Бухгалтерия и ЗУП посмотреть остатки отпусков по всем сотрудникам
Как правильно считать остаток отпусков
Как ввести остатки отпусков в 1С ЗУП вручную
В какой момент округляются остатки отпусков
На какую дату считать остатки отпусков при составлении графика отпусков
Остатки отпусков: как посмотреть в 1С
Посмотреть остаток неиспользованных дней отпуска в 1С Бухгалтерия 8.3 нет возможности. Учет остатков отпусков ведется только в 1С ЗУП. Сделать это можно несколькими способами. Каждый имеет собственные отличительные особенности. А как предоставить остаток отпуска сотрудника, читайте в рекомендациях Системы Главбух.
Как предоставить остаток отпуска
Первый способ
По ссылке «Отсутствия» в Личной карточке работника можно увидеть остатки, зафиксированные по состоянию на дату просмотра по всем существующим разновидностям отпусков. Если требуется более детальные сведения по видам отпусков и отработанным годам, их можно увидеть в справке по отпускам у сотрудников.
Второй способ
Чтобы посмотреть остатки отпусков, заходим в документ «Отпуск», где кликаем на ссылку «Как сотрудник использовал отпуск». В ней откроется справка, где отражаются все отпуска сотрудника. Здесь можно увидеть все остатки отпусков, взятые на день начала отпуска, который указывается в документе «Отпуск».
Третий способ
Переходим в раздел «Кадры» и смотрим кадровые отчеты. Речь идет об отчетах по остаткам отпусков, кратко в том числе, и справке по остаткам отпусков.
Преимуществом способа является возможность формирования остатков по состоянию на любую указанную пользователем дату.
Отчет по остаткам отпусков дает возможность просмотра этих остатков в разных вариациях — по конкретному сотруднику, либо по организации в целом. Выбранная дата при этом может быть любой.
Отчет по справке по остаткам отпусков служит для формирования детальных сведений, касающихся остатков дней отпусков по конкретному сотруднику на определенную дату, которая задается пользователем.
Как ввести остатки отпусков в 1С ЗУП вручную
Часто возникают ситуации, когда организация уже во время своей деятельности производит переход на 1С ЗУП 3.1 с иной информационной системы. Сотрудники уже давно зачислены в штат, и каждый имеет право на отпуска, которые им положены. К тому же некоторые вполне могли уже успеть их отгулять, и эти данные вполне успешно переносятся. Но тем не менее, случаются ситуации, когда необходимо изменить вручную или внести остатки отпусков.
Есть три варианта внести остатки отпусков в программе 1С ЗУП.
Вариант 1. Документ «Начальная штатная расстановка»
Раздел Главное – См. также – Данные на начало эксплуатации - кнопка Создать - Начальная штатная расстановка.
Подобный вариант можно использовать и в том случае, если на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней. Для этого в форме документа в табличной части в колонке "Отпуска" нажмите на ссылку и в открывшейся форме укажите дату ввода остатков в поле "На дату", а в разделе "Остатки отпусков по рабочим годам" по кнопке "Добавить".
В колонке "Вид ежегодного отпуска" выберите вид отпуска из справочника "Виды отпусков", по которому накопился остаток.
В колонках "Рабочий год начало" и "Рабочий год окончание" введите рабочий период, за который накопились остатки указанного вида отпуска на дату ввода остатков.
В колонке "Остаток" введите остаток указанного вида отпуска, накопленный за указанный период, на дату ввода остатков. Если сотрудник использовал отпуск авансом, его остаток вводится со знаком минус.
Вариант 2. Документ «Ввод остатков отпусков»
Переходим в документ «Остатки отпусков», находящийся в разделе «Кадры». Однако по умолчанию его там видно не будет, документ не выведен в интерфейс, но его можно вывести через настройку навигации - шестеренка в правом верхнем углу раздела Главное.
Далее делаем выбор «Настойки навигации», и в открывшейся форме находим в левом окне «Остатки отпусков», после чего добавляем в правое окно двойным кликом мыши. Можно также воспользоваться кнопкой «Добавить». Используя голубые стрелки, документ можно разместить в подходящем ему месте, а затем и нажать «ОК».
Документ используется для "налаживания" учета остатков отпусков в программе уже после начала ее эксплуатации, даже если в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска. При этом в документе будет выдаваться предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете отпусков не будут (но в карточку по форме № Т-2 они по-прежнему выводятся). То есть документ служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. В документе указывается сотрудник и дата, на которые ему вводятся остатки отпусков, – поле "Дата остатков". В разделе "Остатки отпусков по рабочим годам" по кнопке "Добавить".
После этого можно вводить по сотрудникам остатки отпусков, а также менять их в случае необходимости:
в колонке "Вид ежегодного отпуска" выберите вид отпуска из справочника "Виды отпусков", по которому накопился остаток
в колонках "Рабочий год начало" и "Рабочий год окончание" введите рабочий период, за который накопились остатки указанного вида отпуска на дату ввода остатков
в колонке "Остаток" введите остаток указанного вида отпуска, накопленный за указанный период, на дату ввода остатков.
Если сотрудник использовал отпуск авансом, его остаток вводится со знаком минус.
В результате заполнения раздела "Остатки отпусков по рабочим годам" в разделе "Права на отпуска" в колонке "Остаток" будет автоматически подсчитан остаток соответствующего вида отпуска, накопленный за несколько указанных рабочих периодов.
Вариант 3. Ввод остатков отпусков через карточку сотрудника
Переходим на карточку сотрудника, поочередно щелкая на кнопки «Оформить документ», «Отсутствия» и наконец, «Ввод остатков отпусков». В открывшееся окно вносится при необходимости информация, касающаяся остатков дней отпуска и устанавливаются права получения разных видов отпуска непосредственно сотрудником.
При своевременном внесении сведений по отпускам в программу, работа персонала по кадрам существенно облегчается. Крайне важно надежно контролировать остатки отпусков, поскольку это позволяет точно формировать большие объемы отчетности, состоящей из важных кадровых документов. Кроме того, это позволяет избежать лишних расходов, связанных с выплатами компенсаций в случаях увольнения сотрудников.
Как правильно считать остаток отпусков
Вы увольняете сотрудника и рассчитываете компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отдыха в программе 1С ЗУП и видите, что остаток отпуска не совпадает с тем, что вы посчитали вручную. А может, вы только начали вести учет в 1С ЗУП, внесли остатки и столкнулись с тем, что через месяц они не посчитались автоматически. Информация ниже поможет разобраться в причинах и правильно внести остатки на любую дату.
Для начала вспомним формулу для расчета остатков основного ежегодного отдыха:
Для всех примеров ниже будем брать продолжительность ежегодного отпуска 28 дней, и считать остатки на 1 января 2024 года. Но зная алгоритм, вы сможете проверить расчет 1С на любую дату.
Чтобы правильно внести остаток дней отпуска в программе 1С ЗУП, нужно правильно определить даты, в которые сотрудник получает право на очередные положенные дни отпуска. Методика расчета будет зависеть от того, отработана ли половина первого календарного месяца рабочего года сотрудника.
Месяц
Количество дней в половине месяца
Январь
16
Февраль
14/15
Март
16
Апрель
15
Май
16
Июнь
15
Июль
16
Август
16
Сентябрь
15
Октябрь
16
Ноябрь
15
Декабрь
16
Например, если рабочий год сотрудника начинается в январе до 16 числа включительно или в феврале до 14 (до 15 в високосный год) или в марте до 16 числа и т.д., то считается, что половина первого месяца отработана, иначе не отработана.
Если половина первого месяца рабочего года сотрудника отработана
Например: рабочий год сотрудника с 13.03.2023 по 12.03.2024. Для определения даты, с которой у сотрудника появляется право на очередные дни отпуска, прибавляем к началу каждого рабочего месяца количество дней из таблицы выше (половину месяца). В марте прибавляем 16 дней – получаем 28 число, в апреле прибавляем 15 дней – получаем 27 число и т.д.
По рисунку видно, что на 1 января сотрудник отработал 10 полных месяцев и имеет право на 23,33 дня отпуска (28/12*10=23,33). Если сотрудник в отпуск не ходил, то это число и вносим в качестве остатка в 1С ЗУП.
Если половина первого месяца рабочего года сотрудника не отработана
Например: рабочий год сотрудника с 23.03.2023 по 22.03.2024. В таком случае действует правило 15 дней. Реализовано оно следующим образом.
Определяем количество дней, которые осталось отработать в первом месяце рабочего года до 15 дней. В нашем примере с 23 марта по 31 марта отработано 9 дней, до 15 дней не хватает 6 дней.
В каждом следующем месяце рабочего года отсчитываем количество недостающих дней – в примере 6 дней – и получаем дату, с которой появляется право на очередные дни отпуска: 06.04, 06.05 и т.д.
Итого: на 1 января сотрудник отработал 9 полных месяцев и его остаток составляет 21 день (28/12*9=21). Например: рабочий год сотрудника с 17.03.2023 по 16.03.2024. Если у сотрудника рабочий год начинается с 17 числа и в этом месяце 31 день, тогда вместо 15 дней берется 16.
В данном примере на 1 января сотрудник отработал 10 месяцев и имеет право на 23,33 (28/12*10=23,33) дня отпуска.
Если на момент ввода остатков или при увольнении сотрудник отработал 11 месяцев рабочего года
Например: рабочий год сотрудника с 29.01.2023 по 28.01.2024. Если сотрудник отработал 11 полных месяцев, то он сразу получает право на все дни отпуска. В нашем примере 11 месяцев сотрудник отработал 28 декабря и на 1 января нужно вводить остаток за полный рабочий год - 28 дней (28/12*12=28).
Здесь чаще всего допускают ошибку и вводят остаток за 11 месяцев, так как считают, что право на очередные дни отпуска сотрудник получит только 12 января и если сотрудник уволится в конце января, то программа рассчитает компенсацию исходя из остатка в 25.67 дней, а не 28.
Если на момент ввода остатков отпусков сотрудник находится в ежегодном отпуске
Количество использованных дней отпуска фиксируется на момент ухода сотрудника в отпуск. Например, для первого примера (рабочий год сотрудника с 13.03.2023 по 12.03.2024, где первая половина месяца рабочего года отработана полностью), если сотрудник ушел в отпуск с 20 декабря на 28 дней, то из 23.33 на 1 января нужно вычесть все 28 дней и ввести отрицательный остаток -4.67 дня.
Продление рабочего года сотрудника
В большинстве случаев рабочий год сотрудника начинается с даты его приема в организацию и составляет 12 календарных месяцев. Каждый следующий год начинается по истечении предыдущего.
Но если у сотрудника были дни, которые исключаются из стажа, то рабочий год продлевается на эти дни. Это:
дни отсутствий по неуважительной причине;
дни отпуска без сохранения заработной платы, начиная с 15-го дня;
дни нахождения в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет.
Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника (письмо Минтруда России от 18.10.2016г. № 14-2/В-1045).
Например: рабочий год сотрудника с 13.03.2023 по 12.03.2024, и с 10.04 по 29.04 сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы.
10 апреля сотруднику продлевается рабочий год на 6 дней. Первый месяц рабочего года у сотрудника был с 13.03 по 12.04, а станет с 13.03 по 18.04, соответственно следующий месяц начнётся 19.04, и дата, когда появится право на очередные дни отпуска, будет 03.05 (по правилу 15 дней).
На 1 января нужно внести остаток отпуска уже не 23.33, как было в первом примере, а 21 (28/12*9=21) день и рабочий год с 13.03.2023 по 18.03.2024.
На какую дату считать остатки отпусков при составлении графика отпусков
Утверждать график необходимо за 2 недели до конца текущего года. В график включают информацию о времени и продолжительности отпуска каждого сотрудника, работающего по трудовому договору.
Как правило, продолжительность отпуска зависит от количества дней отпуска, на которые сотрудник имеет право, и от количества дней неиспользованного отпуска по состоянию на 1 января 2024 года (1-ое число следующего года).
При составлении графика не стоит забывать о новичках, которые на начало календарного года не отработали шести месяцев. Ведь право на использование отпуска за первый год работы возникает по истечении шести месяцев непрерывной работы у конкретного работодателя. Соответственно в графике важно учесть, чтобы новички до конца года смогли воспользоваться положенными днями отдыха.