Правила работы с онлайн-кассами для начинающих предпринимателей

По закону все предприниматели, которые занимаются реализацией продукции в офлайн- и онлайн-режимах, обязаны своевременно передавать в налоговую чеки о совершенных операциях в электронном формате. Если этого не делать, за каждую сделку придется заплатить штраф, правда, существует ряд исключений, в случае которых данные правила становятся неактуальными. Сегодня решили разобраться в тонкостях работы с онлайн-кассами и подготовили список рекомендаций, которые упростят вашу работу по их установке и использованию.

Что такое онлайн-касса и кому она нужна

Так называется кассовая техника, которая не просто позволяет проводить оплаты и предоставлять клиентам чеки, но и отправлять данные о совершенной операции в ФНС через оператора фискальных данных. Действия регламентируются законом № 54-ФЗ, он говорит о том, что онлайн-кассы в обязательном порядке обязаны применять все компании и индивидуальные предприниматели за исключением ряда категорий, например тех владельцев бизнеса, которые:

• Занимаются реализацией печатных СМИ (газет, журналов).
• Торгуют своей продукцией без установки для этого отдельных помещений — например на ярмарках, фестивалях и городских рынках.
• Продают товары с рук, мороженое в киосках, а также воду, молоко, квас, живую рыбу, овощи и фрукты в развал. При этом продукция не должна относиться к категории той, которая подлежит обязательной маркировке.
• Сдают другим индивидуальным предпринимателям в аренду помещения, которые находятся у них в собственности.
• Предоставляют услуги по ремонту обуви, обеспечивают питанием учеников и сотрудников образовательных учреждений.
• Трудятся на труднодоступной территории — но важно, чтобы она официально была признана таковой. Часто это происходит потому, что в таких локациях возникают проблемы с интернетом и мобильной связью, а значит, технически сложно своевременно передавать данные в ФНС.
• Работают по безналичной оплате с другими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, когда для расчетов не используется банковская карта.
• Отдельные категории ИП, трудящихся на патенте, — скажем, занимающиеся ремонтом помещений, работами по установке сантехники и электрики, клининговыми услугами.
• Кроме того, от работы с онлайн-кассой освобождены те предприниматели, которые используют режим уплаты налога на профессиональный доход, в данном случае они обязаны выдать клиенту документ об указанной услуге через приложение «Мой налог».

Несмотря на это, все представители малого бизнеса все равно должны выдавать клиентам чеки.

Онлайн-кассы работают следующим образом: клиент покупает продукт или услугу, техника фиксирует сделку в фискальном накопителе и выдает чек с деталями сделки, параллельно отправляя его через ОФД в налоговую службу и, при наличии у товара маркировки, в базу «Честного знака». Она формирует документы прихода и расхода, а также бланки строгой отчетности, также с ее помощью можно делать файлы, которые фиксируют начало и окончание смены.

Как установить онлайн-кассу и построить работу с ней

Шаг первый — нужно купить технику и выбрать для нее подходящий фискальный накопитель, после чего заключить договор с оператором фискальных данных.
Для обслуживания операций по онлайн-кассе, как и в случае с обычной, требуется отдельный сотрудник — кассир. Если индивидуальный предприниматель хочет, он может также собирать весь комплект документов, включая кассовую книгу, приходные и расходные ордера.

Шаг второй — после того как техника готова, ее нужно подключить к интернету, своему компьютеру и настроить соответствующее программное обеспечение для работы кассы. Затем понадобится зарегистрировать ее в Федеральной налоговой службе, благодаря этому налоговая сможет своевременно получать данные о проведенных операциях.
Дополнительно потребуется подключить терминал, сканеры для считывания кодов товаров и технику для печати этикеток. Если онлайн-касса выходит из строя или у вас отключают электричество и она перестает работать, прием платежей нужно остановить.

Шаг третий — прописать подробный алгоритм работы с онлайн-кассой для всех сотрудников. Важно, чтобы продавцы в начале рабочего дня создавали отчет об открытии смены, проводить оплаты можно только после этого. Чек нужно выдавать клиенту сразу после покупки, если он не возражает против электронного формата, можно отправлять его по почте. Каждую смену работникам также необходимо закрыть, подготовив соответствующий отчет не позднее 24 часов с момента открытия.

За несоблюдение установленных законом правил собственникам бизнеса грозят определенные взыскания. Так, если индивидуальный предприниматель не устанавливает онлайн-кассу, придется заплатить штраф не менее 10 тысяч рублей, причем его размер может быть и больше — вплоть до 50% от общей суммы сделки.
Если техника есть, но установлена с некоторыми нарушениями — включая выдачу чека с ошибками — штраф составит платеж до 3 тысяч рублей.
Не выдавая клиенту чек о совершенной покупке, предприниматель рискует заплатить штраф на сумму 2 тысячи рублей. Несвоевременная отправка документов в ФНС чревата штрафом в размере до 3 тысяч рублей.

Нужна ли вашей компании база знаний и как ее создать

Основные принципы хранения продуктов товарного соседства — инструкция для начинающих ИП

Правила работы с онлайн-кассами для начинающих предпринимателей