Как заверить копию трудовой книжки в 2025 году: инструкция
Проверьте, в какие сроки компания вносит записи в трудовые книжки работников. Эксперты "Учет. Налоги. Право" выяснили, в каком случае запись в трудовой посчитают нарушением и как избежать штрафов.
Образец копии трудовой Скачать бесплатно
Заверение трудовой книжки в 2025 году: общие правила
Чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, ее необходимо правильно оформить. Требования, как заверить трудовую книжку работодателю, прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст). Они различаются в зависимости от того, ля кого предназначена копия - для внутренних или внешних пользователей.
Важно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер. Но все же безопаснее ориентироваться на него, чтобы исключить споры. Более того, судебная практика тоже свидетельствует, что заверять копии трудовых книжек надо по ГОСТу (вопрос 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом Верховного суда 20.06.2012).
Не путайте копию трудовой книжки и ее дубликат. Правила оформления дубликата зависят от причины, по которой оригинал стал непригоден, например, сотрудник потерял книжку или нужно исправить неверную запись. Как действовать в каждом случае, читайте в рекомендации Системе Главбух.
Как заверить трудовую книжку для внутреннего пользования
На копии сделайте надпись «Верно», укажите должность того, кто ее заверяет, поставьте подпись с расшифровкой и дату, когда заверили документ. К примеру, так заверяют копию для руководителей подразделений. Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, смотрите ниже.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для внешних пользователей
На копиях для других организаций работодатель указывает место, где хранится оригинал, с которого сделали копию. Также надо привести номер и год дела. Отметку подтверждают печатью или штампом работодателя. К примеру, так можно заверить копию для банка или паспортно-визового центра. Как правильно заверить трудовую книжку работает по настоящее время, смотрите на образце.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может понадобиться сотруднику в различных жизненных ситуациях:
При устройстве на новую работу: Работодатель может запросить копию трудовой книжки для подтверждения опыта работы и стажа. Это необходимо для правильного определения зарплаты и других условий трудового договора.
Для оформления пенсии: Поскольку трудовая книжка содержит информацию о стаже, она может понадобиться для расчета пенсии.
При подаче заявления на получение кредита: Банки и кредитные организации могут запросить копию трудовой книжки для подтверждения платежеспособности и стабильности дохода.
Для оформления пособий и социальных выплат: В некоторых случаях, например, при оформлении пособий по безработице или по уходу за ребенком, может понадобиться подтверждение трудового стажа.
При обращении в суд: Если вы сталкиваетесь с трудовыми спорами, копия трудовой книжки может стать важным доказательством в суде.
Выдавать копии трудовых книжек работодатель должен безвозмездно в течение трех дней, как получил от сотрудника заявление. За нарушение срока предусмотрен штраф: для компании – от 30 000 до 50 000 руб., должностного лица организации – от 1000 до 5000 руб., ИП – от 1000 до 5000 руб.
Пошаговая инструкция по заверению трудовых книжек в 2025 году.
Шаг 1. Запрос от работника. Сотрудник должен подать заявление на получение копии своей трудовой книжки. Заявление может быть оформлено в письменной форме или отправлено по электронной почте, если это разрешено внутренними правилами компании. Оно может быть написано вручную или на компьютере, но обязательно должно содержать личную подпись работника.
Шаг 2. Создание копии. Работодатель готовит копию трудовой книжки, строго соответствующую оригиналу. Все страницы, включая оборотные, должны быть полностью скопированы.
Шаг 3. Заверение. В большинстве случаев заверить копию трудовой книжки можно у текущего работодателя. Если вы не можете обратиться к работодателю (например, если вы уволены), заверить копию можно у нотариуса. Нотариус подтвердит подлинность копии и сделает соответствующую запись.
Шаг 4. Получение копии. Заверенная копия трудовой книжки передается работнику под роспись. Копия, заверенная работодателем, действует до 30 дней, в то время как нотариальная версия не имеет ограничений. При внесении новой записи копия подлежит обновлению.
Образец копии трудовой Скачать бесплатно
Заверение трудовой книжки в 2025 году: общие правила
Чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, ее необходимо правильно оформить. Требования, как заверить трудовую книжку работодателю, прописаны в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст). Они различаются в зависимости от того, ля кого предназначена копия - для внутренних или внешних пользователей.
Важно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 носит рекомендательный характер. Но все же безопаснее ориентироваться на него, чтобы исключить споры. Более того, судебная практика тоже свидетельствует, что заверять копии трудовых книжек надо по ГОСТу (вопрос 2 Обзора судебной практики, утв. Президиумом Верховного суда 20.06.2012).
Не путайте копию трудовой книжки и ее дубликат. Правила оформления дубликата зависят от причины, по которой оригинал стал непригоден, например, сотрудник потерял книжку или нужно исправить неверную запись. Как действовать в каждом случае, читайте в рекомендации Системе Главбух.
Как заверить трудовую книжку для внутреннего пользования
На копии сделайте надпись «Верно», укажите должность того, кто ее заверяет, поставьте подпись с расшифровкой и дату, когда заверили документ. К примеру, так заверяют копию для руководителей подразделений. Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, смотрите ниже.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для внешних пользователей
На копиях для других организаций работодатель указывает место, где хранится оригинал, с которого сделали копию. Также надо привести номер и год дела. Отметку подтверждают печатью или штампом работодателя. К примеру, так можно заверить копию для банка или паспортно-визового центра. Как правильно заверить трудовую книжку работает по настоящее время, смотрите на образце.
Для чего нужна копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, может понадобиться сотруднику в различных жизненных ситуациях:
При устройстве на новую работу: Работодатель может запросить копию трудовой книжки для подтверждения опыта работы и стажа. Это необходимо для правильного определения зарплаты и других условий трудового договора.
Для оформления пенсии: Поскольку трудовая книжка содержит информацию о стаже, она может понадобиться для расчета пенсии.
При подаче заявления на получение кредита: Банки и кредитные организации могут запросить копию трудовой книжки для подтверждения платежеспособности и стабильности дохода.
Для оформления пособий и социальных выплат: В некоторых случаях, например, при оформлении пособий по безработице или по уходу за ребенком, может понадобиться подтверждение трудового стажа.
При обращении в суд: Если вы сталкиваетесь с трудовыми спорами, копия трудовой книжки может стать важным доказательством в суде.
Выдавать копии трудовых книжек работодатель должен безвозмездно в течение трех дней, как получил от сотрудника заявление. За нарушение срока предусмотрен штраф: для компании – от 30 000 до 50 000 руб., должностного лица организации – от 1000 до 5000 руб., ИП – от 1000 до 5000 руб.
Пошаговая инструкция по заверению трудовых книжек в 2025 году.
Шаг 1. Запрос от работника. Сотрудник должен подать заявление на получение копии своей трудовой книжки. Заявление может быть оформлено в письменной форме или отправлено по электронной почте, если это разрешено внутренними правилами компании. Оно может быть написано вручную или на компьютере, но обязательно должно содержать личную подпись работника.
Шаг 2. Создание копии. Работодатель готовит копию трудовой книжки, строго соответствующую оригиналу. Все страницы, включая оборотные, должны быть полностью скопированы.
Шаг 3. Заверение. В большинстве случаев заверить копию трудовой книжки можно у текущего работодателя. Если вы не можете обратиться к работодателю (например, если вы уволены), заверить копию можно у нотариуса. Нотариус подтвердит подлинность копии и сделает соответствующую запись.
Шаг 4. Получение копии. Заверенная копия трудовой книжки передается работнику под роспись. Копия, заверенная работодателем, действует до 30 дней, в то время как нотариальная версия не имеет ограничений. При внесении новой записи копия подлежит обновлению.