Простая бухгалтерия. Как рассчитывают зарплату, отпускные и больничный
Объясняем тонкости начисления заработной платы, отпускных и больничных листов. Понимание основных правил поможет быть уверенным в том, что все выплаты производятся в полном соответствии с нормами.
Что такое заработная плата и почему важно знать правила её расчета?
Заработная плата — это вознаграждение, которое работник получает за выполненный труд в соответствии с трудовым договором. По сути, это основной источник дохода большинства людей, обеспечивающий их финансовую стабильность.
Знание правил расчета заработной платы очень важно по нескольким причинам:
1. Понимание своих прав. Каждый работник имеет право знать, за что и в каком объёме ему начисляются деньги. Это помогает избегать недоразумений с работодателем и контролировать правильность начислений.
2. Защита от ошибок и нарушений. Бывают случаи, когда по ошибке или из-за недобросовестности работодателя зарплата может быть выплачена неправильно. Зная правила расчета, сотрудник сможет своевременно обнаружить такие ситуации и предпринять необходимые действия для защиты своих прав.
3. Уверенность в завтрашнем дне. Понимание, как начисляется зарплата, позволяет лучше планировать бюджет и управлять личными финансами, что особенно важно для долгосрочного финансового благополучия.
4. Знание налоговых и страховых отчислений. Из зарплаты удерживаются налоги и взносы на пенсионное и медицинское страхование. Знание этих правил поможет понять, сколько денег вы фактически получаете «на руки» и какие обязательные отчисления делает ваш работодатель.
Таким образом, знание основных правил расчета заработной платы позволяет работникам лучше понимать свои финансовые права и обязательства, а также защищать себя в случае споров или ошибок.
Основные составляющие зарплаты
Заработная плата сотрудника складывается из нескольких элементов, которые формируют итоговую сумму, получаемую за выполненную работу. Каждая из этих частей имеет своё значение и зависит от многих факторов: должности, условий труда, нормативных актов компании и законодательства.
Рассмотрим основные составляющие заработной платы более подробно.
1. Оклад (тарифная ставка, должностной оклад). Оклад — это фиксированная часть заработной платы, которая закреплена в трудовом договоре и не изменяется ежемесячно, если не предусмотрены иные условия. Он зависит от уровня квалификации, должности и характера выполняемой работы.
Оклад обеспечивает сотруднику стабильность дохода и не зависит от количества выполненных задач, если все положенные часы отработаны. Это основа, на которую могут накладываться дополнительные выплаты.
2. Премии и бонусы. Премии и бонусы — это переменная часть заработной платы, которая начисляется за достижение конкретных целей или выполнение задач. Они могут быть как регулярными (ежеквартальные или годовые), так и разовыми, например, за выполнение сложного проекта.
Премирование — это способ работодателя поощрить сотрудников за продуктивность и мотивацию. Условия получения премий обычно прописаны в локальных нормативных актах компании.
3. Надбавки. Надбавки выплачиваются за выполнение особых условий труда или за дополнительные обязанности. Их размер и условия начисления могут варьироваться в зависимости от специфики работы. Основные виды надбавок:
Надбавка за стаж работы — поощрение за продолжительный стаж работы в компании или в профессии.
Надбавка за работу в ночное время — дополнительная оплата за работу в ночные смены (с 22:00 до 6:00), которая чаще всего оплачивается по повышенной ставке.
Надбавка за вредные или опасные условия труда — выплата за работу в условиях, которые могут негативно влиять на здоровье работника, таких как работа с химическими веществами или в экстремальных условиях.
4. Компенсационные выплаты. Компенсации выплачиваются в тех случаях, когда работник несёт дополнительные расходы, связанные с выполнением своих профессиональных обязанностей. Это могут быть:
Компенсация за использование личного транспорта — если сотрудник использует личное авто для выполнения служебных задач, ему возмещаются транспортные расходы.
Компенсация за переезд — если работодатель отправляет сотрудника в другой город для выполнения рабочих обязанностей, все связанные с этим переездом расходы могут быть компенсированы.
5. Оплата сверхурочных. Сверхурочная работа оплачивается по повышенной ставке. Трудовой Кодекс РФ (далее — ТК РФ) регулирует размер оплаты за переработку: за первые два часа переработки сотруднику полагается не менее 1,5-кратной оплаты, а за последующие часы — в двойном размере.
6. Оплата за нерабочие праздничные дни. Работа в нерабочие праздничные дни также оплачивается по повышенной ставке. Если сотрудник выходит на работу в праздничные дни, ему начисляется компенсация в соответствии с законодательством или коллективным договором. Такая работа, как правило, оплачивается в двойном размере, что является стимулом для сотрудников работать в праздничное время.
Удержания из заработной платы
Помимо начислений, часть заработной платы сотрудника может быть удержана для выполнения различных обязательств. Эти удержания регулируются законодательством и включают в себя несколько ключевых элементов.
1. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Одним из основных удержаний из зарплаты является НДФЛ, который составляет 13% или 15% от заработка сотрудника. Размер ставки зависит от суммы доходов, полученной за год от всех работодателей.
ставка 13% — сумма дохода равна или не превышает 5 млн рублей за год;
ставка 15% — сумма дохода превышает 5 млн рублей за год.
Налогоплательщиками НДФЛ являются физические лица, однако обязанность удержания и перечисления этого налога в бюджет лежит на работодателе, который выполняет роль налогового агента. Это предусмотрено пунктом 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ).
Работодатель автоматически удерживает НДФЛ с зарплаты сотрудника и перечисляет его в налоговые органы.
2. Взносы в пенсионный и медицинский фонды. Хотя эти взносы не удерживаются непосредственно из зарплаты сотрудника, они являются обязательными для работодателя и включаются в общие расходы компании. С 2023 года работодатель отчисляет следующие суммы на страхование:
Ставка страховых взносов | Вид страховани |
22 % | Обязательное пенсионное страхование (ОПС). |
5,1 % | Обязательное медицинское страхование (ОМС). |
2,9 % | Обязательное социальное страхование в связи с временной нетрудоспособностью и материнством (ВНиМ). |
Эти ставки установлены пунктом 3 статьи 425 НК РФ. Существуют также льготные категории плательщиков, которые могут применять пониженные ставки страховых взносов в соответствии со статьёй 427 НК РФ. Это касается некоторых предприятий и организаций, которые соответствуют определённым критериям.
3. Взносы на социальное страхование от несчастных случаев. Работодатель также обязан уплачивать взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Величина тарифа зависит от уровня риска, связанного с деятельностью предприятия, и варьируется от 0,2% до 8,5%. Этот тариф определяется Фондом социального страхования в зависимости от класса профессионального риска и экономической деятельности компании.
Правила уплаты этих взносов регламентируются Федеральным законом № 125-ФЗ от 24 июля 1998 года.
4. Алименты и судебные удержания. Кроме налогов и страховых взносов, из зарплаты могут удерживаться алименты или другие суммы по решению суда. Такие удержания происходят на основании исполнительных документов и могут быть установлены в случаях, когда сотрудник обязан выплачивать алименты на содержание детей или погашать задолженности по судебным решениям.
Таким образом, заработная плата сотрудника — это не только сумма оклада или премий, но и целый комплекс выплат и удержаний. Эти удержания включают обязательные налоги, страховые взносы, а также возможные алименты или судебные обязательства.
Что входит в расчёт заработной платы?
Расчёт заработной платы (ЗП) заключается в правильном начислении оплаты за выполненную работу, а также в учёте всех необходимых налогов и взносов, предусмотренных законодательством. Процесс расчёта зарплаты требует точности, так как от него зависит не только заработок работника, но и выполнение обязательств работодателя перед государством.
Процесс расчёта зарплаты можно условно разделить на несколько этапов.
1. Регистрация кадровых изменений и рабочего времени.
Первый шаг включает в себя учёт всех важных событий, связанных с сотрудниками: приём на работу, переводы на другую должность, увольнение, оформление отпусков и командировок. Учитываются больничные листы и любые другие отклонения от нормальной работы. Эти данные фиксируются в специальных документах, таких как приказы о приёме, табели учёта рабочего времени, заявления на отпуск и другие документы.
2. Анализ данных и ввод в систему.
Сведения из всех регламентных документов обрабатываются и вводятся в автоматизированные системы учёта. Это необходимо для того, чтобы система могла точно рассчитать зарплату каждому сотруднику, основываясь на его рабочем графике и условиях труда.
3. Расчёт оплаты труда. Основная часть процесса — это непосредственно расчёт заработной платы. В расчёт включаются не только оклады, но и премии, выплаты по гражданско-правовым договорам (ГПХ), компенсации и другие виды выплат. Учитываются все индивидуальные особенности работы каждого сотрудника, такие как отработанное время, выполнение плана и другие факторы.
4. Удержание налогов и взносов. С каждой заработной платы обязательно удерживается налог на доходы физических лиц (НДФЛ), который регулируется НК РФ. Также работодатель обязан начислить страховые взносы в Пенсионный фонд России (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС). Эти взносы обеспечивают права работников на получение пенсий, медицинской помощи и других социальных выплат.
5. Оформление и выплата заработной платы. После того как все расчёты произведены, работодателю необходимо оформить документы на выплату зарплаты и перечислить её сотрудникам. Важно, чтобы процесс выплаты соответствовал всем установленным законодательным требованиям.
6. Перечисление налогов и взносов в бюджет. Помимо выплат сотрудникам, работодатель должен перечислить рассчитанные налоги и страховые взносы в государственный бюджет. Это обязательная часть расчёта заработной платы, так как она поддерживает функционирование системы социального обеспечения и налоговой системы страны.
В процессе расчёта заработной платы работодатель обязан соблюдать требования, установленные Трудовым Кодексом. Например, в соответствии со статьёй 133 ТК РФ, месячная заработная плата не может быть ниже минимального размера оплаты труда, который устанавливается законодательно.
Ещё одно важное правило касается удержаний из заработной платы. Согласно статье 138 ТК РФ, общий размер удержаний при каждой выплате не может превышать 20 % зарплаты, а в некоторых случаях — 50 %. Это ограничение защищает права сотрудников и гарантирует, что большая часть их заработка останется неприкосновенной.
Виды заработной платы
Существует несколько распространённых форм оплаты труда, которые можно адаптировать в зависимости от потребностей организации и специфики работы:
1. Фиксированная заработная плата (оклад). Этот вид оплаты является наиболее стабильным и предсказуемым как для работника, так и для работодателя. Оклад — это фиксированная сумма, которая выплачивается сотруднику каждый месяц вне зависимости от количества отработанных часов или объёма выполненной работы. Работники, получающие оклад, часто оцениваются не по количеству потраченного времени, а по качеству выполнения обязанностей. Такой тип оплаты предпочитают в компаниях с постоянным объёмом работы и чёткими обязанностями сотрудников.
2. Почасовая оплата труда. При этой форме оплаты размер зарплаты зависит от количества часов, фактически отработанных сотрудником. Почасовая система часто применяется в сферах, где рабочие нагрузки могут варьироваться в зависимости от дня недели или времени года. Например, в торговле, обслуживании или на производственных предприятиях с посменной работой. Этот вид заработной платы удобен для тех, кто может работать в гибком графике, а также для студентов и временных сотрудников.
3. Сдельная оплата труда. Заработная плата рассчитывается на основе объёма выполненной работы. Чем больше задач или единиц продукции произведено, тем выше заработок сотрудника. Эта система особенно популярна на производственных предприятиях, где важен объём выпускаемой продукции, или в сферах с чётко измеримым результатом. Например, работники, занимающиеся сборкой товаров, могут получать оплату в зависимости от количества собранных единиц.
4. Профессиональные вознаграждения и гонорары. Для независимых специалистов, таких как фрилансеры, консультанты или творческие деятели, система оплаты часто основана на выполнении конкретных проектов, а не на фиксированном графике работы. В таких случаях выплаты могут называться гонорарами или вознаграждениями за проект. Этот вид оплаты характерен для тех, кто работает на условиях свободного графика и ориентирован на завершение конкретных задач или контрактов.
Каждая из описанных систем имеет свои особенности и может комбинироваться в зависимости от характера работы и договорённостей между работодателем и сотрудником. Выбор подходящей системы оплаты труда важен как для эффективности работы компании, так и для удовлетворённости сотрудников.
Как рассчитать заработную плату по окладу?
Расчёт заработной платы по окладу — это довольно простая процедура, основанная на фиксированной сумме оклада, месячной норме рабочего времени и фактически отработанном времени сотрудником.
Важно учитывать, что стандартная рабочая неделя составляет 40 часов, а месячная норма рабочего времени может варьироваться в зависимости от количества рабочих дней в конкретном месяце.
Формула расчёта зарплаты по окладу:
ЗАРПЛАТА = Оклад : Месячная норма рабочего времени × Фактически отработанное время
Эта формула позволяет корректно учитывать количество рабочих дней или часов, которые сотрудник отработал, и рассчитывать итоговую сумму выплаты.
Предположим, что в апреле 2024 года сотрудник с окладом в 70 000 рублей взял 2 дня отпуска за свой счёт. В январе 2024 года 21 рабочий день, а фактически сотрудник отработал 19 дней. Рассчитаем его заработную плату за этот месяц.
Формула:
70 000 : 21 × 19 = 63 333 рублей
Таким образом, за апрель 2024 года сотрудник получит 63 333 рубля до удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Этот расчёт не учитывает отпускные, премии, бонусы или другие виды выплат, и представляет собой только окладную часть заработной платы.
Расчет зарплаты при повременной оплате труда
Повременная оплата труда — это система, при которой заработная плата зависит от количества фактически отработанных часов и установленной тарифной ставки за час работы. Этот метод расчёта особенно удобен в ситуациях, когда объём работы может варьироваться, а заработок напрямую зависит от времени, проведённого на рабочем месте.
Если сотрудник работает сверх установленной продолжительности рабочего времени (например, ночные смены или сверхурочные), такие часы оплачиваются по повышенной ставке. Согласно статье 153 ТК РФ, работа в выходные и праздничные дни оплачивается по двойной тарифной ставке.
Простая повременная оплата труда
При простой повременной оплате труда расчёт заработной платы производится по следующей формуле:
ЗАРПЛАТА = Тарифная ставка за час × Количество фактически отработанных часов за отчётный период
Допустим, у сотрудника тарифная ставка 350 рублей за час, и в течение месяца он отработал 8 часов в день на протяжении 20 рабочих дней. Его заработная плата будет рассчитана по следующей формуле:
350 × 8 × 20 = 56 000 рублей
Таким образом, за прошедший месяц сотрудник получит 56 000 рублей до удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
Повременно-премиальная оплата труда
Если к базовой заработной плате добавляется премия, то расчёт производится по следующей формуле:
ЗАРПЛАТА = Тарифная ставка за час × Количество фактически отработанных часов за отчётный период + Премиальная часть
Предположим, что у того же сотрудника, который работал по 8 часов в день и получил 56 000 рублей по основной ставке, также предусмотрена премия в размере 10 000 рублей. В таком случае его заработная плата будет рассчитана следующим образом:
56 000 + 10 000 = 66 000 рублей
Таким образом, итоговая зарплата сотрудника с учётом премии составит 66 000 рублей до удержания НДФЛ.
Особенности расчета сдельной оплаты труда
Сдельная оплата труда является системой, при которой зарплата зависит от объёма выполненной работы или произведённой продукции. Этот тип оплаты особенно распространён в производственных сферах и сферах услуг, где можно чётко измерить количество выполненных задач. Рассмотрим три основных вида сдельной оплаты труда.
Прямая сдельная оплата
Прямая сдельная оплата основывается на количестве произведённой продукции или выполненных работ без дополнительных надбавок. Работник получает оплату за каждую единицу продукции в зависимости от установленной ставки.
При этом используется следующая формула расчёта:
ЗАРПЛАТА = Количество единиц продукции × Ставка за единицу продукции
В качестве примера можно привести курьера ресторана, который за один доставленный заказ получает 200 рублей. За расчётный месяц он смог доставить 150 заказов. Таким образом до удержания НДФЛ он сможет получить:
150 × 200 = 30 000 рублей
Сдельно-премиальная оплата труда
Этот вид оплаты предполагает дополнительные премии за выполнение определённых условий, например, за отсутствие брака, высокое качество работы или соблюдение сроков. Премия может быть фиксированной или исчисляться в процентах от выполненной работы.
При этом используется следующая формула расчёта:
ЗАРПЛАТА = Количество единиц продукции × Ставка за единицу продукции + Премия
Возьмём того же курьера, который доставил 150 заказов, получая 200 рублей за каждый. В ресторане ему пообещали премию в размере 5 000 рублей, если все заказы будут доставлены вовремя.
30 000 + 5 000 = 35 000 рублей
Таким образом, с учётом премии курьер заработает 35 000 рублей за месяц (до удержания НДФЛ).
Сдельно-прогрессивная оплата труда
При сдельно-прогрессивной системе ставка за единицу продукции увеличивается по мере роста объёма выполненных работ. Это стимулирует сотрудников к повышению производительности, так как с увеличением объёма работы они зарабатывают больше за каждую последующую единицу.
Заработная плата рассчитывается исходя из прогрессивного увеличения ставки по мере выполнения работы. Чем больше единиц произведено, тем выше оплата.
Рассмотрим пример водителя-экспедитора, работающего по сдельно-прогрессивной системе оплаты труда. Водитель получает оплату за каждый доставленный груз. Норма для водителя — 15 доставок в месяц, каждая из которых оплачивается по 1 000 рублей. За каждый груз, доставленный сверх нормы, оплата увеличивается: с 16 по 20 доставку — 1 200 рублей за каждую, а начиная с 21-й доставки — 1 500 рублей за груз.
В прошедшем месяце водитель доставил 22 груза. Рассчитаем его заработную плату:
(15 × 1 000) + (5 × 1 200) + (2 × 1 500) = 15 000 + 6 000 + 3 000 = 24 000 рублей
Таким образом, водитель-экспедитор получит 24 000 рублей за свои 22 доставки, благодаря сдельно-прогрессивной системе оплаты, которая вознаграждает за перевыполнение нормы. Не забываем, что сумма указывается до удержания НДФЛ.
Как оплачивается время нахождения в командировке?
Когда сотрудник направляется в командировку, ему, согласно российскому законодательству, выплачивается средний заработок за все дни командировки. Помимо этого, возмещаются расходы на проезд, проживание, питание и другие траты, связанные с рабочей поездкой.
Заработная плата сотрудника за дни командировки рассчитывается на основе его среднедневного заработка. Среднедневной заработок определяется, исходя из дохода за предыдущие 12 месяцев (или за меньший срок, если сотрудник работает в компании меньше года), и рассчитывается по следующей формуле:
Среднедневной заработок = Фактически начисленная заработная плата за расчётный период : Количество отработанных дней за расчётный период
Если сотрудник отработал не полный год или брал больничные или отгулы за свой счёт, в расчёте учитываются только фактически отработанные дни.
Допустим, сотрудник отправлен в командировку на 7 дней в сентябре 2024 года. Он работает в компании всего 3 месяца, за которые его заработная плата составила 52 000 рублей за август, 49 000 рублей за июль и 55 000 рублей за июнь. Общее количество рабочих дней за эти 3 месяца — 64 дня.
Среднедневной заработок = (52 000 + 49 000 + 55 000) : 64 = 156 000 : 63 = 2 437 рублей
Теперь рассчитаем основную заработную плату за период командировки. Если сотрудник находился в командировке 7 дней, то используется следующий расчёт:
2 437 рублей/день × 7 дней = 17 059 рублей
Кроме того, работодателем предусмотрены суточные для покрытия расходов в размере 2 000 рублей в день . Эти выплаты также включаются в расчёт:
2 000 рублей/день × 7 дней = 14 000 рублей
Итоговое вознаграждение за командировку рассчитывается как сумма основной заработной платы и суточных выплат.
17 059 рублей + 14 000 рублей = 31 059 рубля
Этот примерный расчёт иллюстрирует, как рассчитывается зарплата в период командировки. Важно отметить, что фактические суммы могут различаться в зависимости от политики компании, установленных лимитов на компенсацию расходов и других факторов. Также существуют нормативные акты, которые регулируют предельные размеры компенсаций, установленные ТК РФ.
Сроки выплаты зарплаты и уплаты налогов
Согласно Трудовому кодексу РФ, зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Это означает, что работодатель обязан обеспечить хотя бы два расчёта за месяц. Конкретные даты выплат определяются внутренними правилами компании, коллективным или трудовым договором. Однако, выплата заработной платы должна происходить не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена.
Важно помнить, что если день выплаты совпадает с выходным или праздничным днём, зарплату необходимо выдать заранее, накануне этого дня, как это установлено частью 8 статьи 136 ТК РФ.
Работодатель, выступая в роли налогового агента, обязан удержать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) из заработной платы сотрудников и перечислить его в бюджет. Согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ, срок уплаты НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты заработной платы.
Пример: если зарплата выплачена 10 марта, то НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее 11 марта.
Страховые взносы, которые начисляются за заработную плату сотрудников, уплачиваются работодателем ежемесячно. Срок уплаты установлен статьёй 431 НК РФ — не позднее 28-го числа следующего месяца.
Пример: взносы за январь должны быть перечислены в бюджет не позднее 28 февраля.
Начиная с 2023 года, НДФЛ и страховые взносы перечисляются на Единый налоговый счёт (ЕНС). Это упрощает процесс уплаты, поскольку средства поступают на единый счёт, откуда автоматически распределяются на нужные бюджетные направления. Перечисление осуществляется на общие реквизиты в Управление Федерального казначейства по Тульской области.
Отчётность по НДФЛ и страховым взносам работодатель обязан представить в налоговые органы по месту регистрации компании.
Взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (так называемые взносы «на травматизм») выплачиваются в Социальный фонд России (СФР). Это же ведомство принимает отчётность по данному виду взносов.
Начисление заработной платы
Начисление зарплаты происходит по окончании каждого месяца, когда становится известен итоговый результат деятельности сотрудника. Однако согласно статье 136 ТК РФ, выплачивать заработную плату нужно не реже чем дважды в месяц — то есть раз в полмесяца.
Чтобы соблюсти это требование, общая сумма заработка за месяц делится на две части: аванс и окончательная заработная плата. Аванс выплачивается до окончания месяца, а итоговая сумма зарплаты — после его завершения.
ТК РФ не устанавливает чёткие сроки для выплаты аванса и зарплаты, поэтому работодатель вправе самостоятельно установить эти даты. Например, можно определить, что аванс выплачивается 25-го числа текущего месяца, а окончательная зарплата — 10-го числа следующего месяца. Главное — зафиксировать эти сроки в внутреннем нормативном акте (например, в приказе директора) и соблюдать их. Если день выплаты аванса или зарплаты приходится на выходной или праздничный день, то выплата должна быть произведена накануне.
Аванс
Размер аванса также не регламентирован законодательством, поэтому каждый работодатель может определять его по своему усмотрению. На практике существуют два основных подхода к расчёту аванса:
1. Фиксированный процент от месячной зарплаты. Большинство работодателей начисляют аванс, исходя из фиксированного процента от общей заработной платы за месяц. Обычно это 40%, но иногда используется 30% или 50%. Например, если месячная зарплата сотрудника составляет 60 000 рублей, то аванс будет равен 24 000 рублей (40% от 60 000).
2. Расчёт за фактически отработанные дни первой половины месяца. Этот способ более точен, так как основывается на фактическом времени, отработанном сотрудником за первую половину месяца. Такой подход одобряется государственными органами, например, в письме Роструда от 08.09.06 № 1557-6. Однако на практике он используется реже, так как требует дополнительных расчётов.
Организация выплаты аванса и зарплаты требует соблюдения законов и внутренней дисциплины. Работодатель обязан вовремя выплачивать сотрудникам средства, а также чётко определить сроки выплат и зафиксировать их в документах компании.
Расчёт и начисление отпускных
Отпускные выплаты начисляются иначе, чем зарплата. В отличие от зарплаты, которая выплачивается за отработанные дни, отпускные рассчитываются за календарные дни отпуска. Их сумма напрямую зависит от среднего заработка сотрудника за предыдущие 12 месяцев.
Общая формула расчёта отпускных:
Отпускные = Среднедневной заработок × Количество дней отпуска
Давайте поэтапно разберем правила, по которым можно рассчитать размер отпускных.
Вычисляем доход за расчётный период
При расчёте отпускных важно правильно учесть все доходы за 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Эти доходы включают все виды выплат, такие как зарплата, премии, переработки и районные коэффициенты. Отдельное внимание следует уделить премиальным выплатам, которые не всегда включаются полностью.
Что включается в доход:
основная заработная плата (оклад);
оплата переработок;
районные коэффициенты;
премии за показатели, если они начислены в расчётном периоде (годовые — полностью, квартальные — частично).
Важно понимать, как учитывать премии. Если отпуск начинается в июне, то годовую премию за предыдущий год включают полностью, так как она начислена за весь годовой период. Если расчётный период начинается с середины квартала, то премия учитывается пропорционально. Например, если квартальная премия выплачена за январь, февраль и март, а расчётный период начинается с февраля, то в расчёт отпускных войдёт 2/3 премии — только за февраль и март.
Если в организации или структурном подразделении произошло повышение зарплат в течение 12 месяцев, это обязательно учитывается при расчёте среднего заработка. Если повышение произошло уже во время отпуска, то с момента повышения отпускные пересчитают с учётом нового коэффициента и доплатят разницу.
Приведём пример. Сотрудник уходит в отпуск с 3 по 30 марта, а 15 марта в компании повышают зарплату. Первоначально отпускные будут рассчитаны из среднего заработка до повышения. Однако с 15 по 30 марта отпускные пересчитают с учётом повышения, и сотруднику доплатят разницу за этот период.
Что не включается в доход:
командировочные выплаты;
компенсации за проезд, проживание и питание;
материальная помощь;
выплаты по больничным;
пособия по беременности и родам;
выплаты по отпускным.
Правильный расчёт дохода за расчётный период является важным этапом при начислении отпускных. Чем выше официальный доход за последние 12 месяцев, тем больше будут отпускные.
Рассчитываем, сколько дней отработано
При расчёте отработанных дней важно учитывать различные категории времени, которые влияют на итоговый результат. В расчёт включаются отработанные дни, выходные, праздничные дни и дни отпуска за свой счёт, если таких дней было не больше 14.
Если работник взял отпуск за свой счёт на срок, превышающий 14 дней, эти дни в расчёт не включаются. Также, если работника незаконно отстранили или уволили, а затем восстановили на работе, дни вынужденного прогула засчитываются как отработанные.
Согласно статье 121 ТК РФ, в отработанные дни не включаются периоды, когда сотрудник не выполнял трудовые обязанности. Это может быть:
отпуск (включая отпуск по уходу за ребёнком);
больничные дни;
командировки;
пособия по беременности и родам;
отсутствие на работе без уважительных причин.
Формула для расчёта отработанных дней:
Количество отработанных дней = 29,3 × Количество полных месяцев + Количество дней в месяцах, отработанных не полностью
Коэффициент 29,3 — это среднее количество календарных дней в месяце.
Если сотрудник не отработал месяц полностью, используем следующую формулу:
Количество отработанных дней = (Общее количество дней в месяце − Неотработанные дни) : Общее количество дней в месяце × 29,3
Рассчитываем среднедневной заработок и отпускные
Расчёт отпускных основан на среднем заработке сотрудника за расчётный период, который обычно составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска. Отпускные рассчитываются на основе количества отработанных дней и общего дохода за этот период.
Формула для расчёта среднедневного заработка:
Среднедневной заработок = Доход за расчётный период : Количество отработанных дней
Согласно статье 112 ТК РФ, официальные праздничные дни (например, 1-8 января, 23 февраля, 8 марта и т.д.) не включаются в оплачиваемый отпуск и не оплачиваются. Например, если сотрудник взял отпуск на 14 дней с 1 июня, 12 июня (День России) не будет оплачен, и выход на работу должен быть 16 июня. Однако за этот дополнительный день отпускные не положены.
Есть и более сложные ситуации, например, если сотрудник болел во время отпуска или в праздничные дни, или если нужно учесть дополнительные доходы (например, премии).
Все расчёты даны для определения приблизительной суммы отпускных, точные числа сможет озвучить бухгалтерия работодателя.
Больничный лист: как работает система
Больничный лист — это документ, который подтверждает временную нетрудоспособность сотрудника из-за болезни, ухода за больным родственником или других медицинских причин. В 2024 году больничный лист оформляется исключительно в электронном виде и является основанием для начисления пособия по временной нетрудоспособности.
Больничный лист и выплаты по нему могут получить следующие категории граждан:
Работники по трудовому договору — это большинство сотрудников организаций, государственных и муниципальных служб.
Работающие по гражданско-правовому договору (кроме ИП и самозанятых). Если вы работаете по такому договору, больничные вам полагаются только в случае, если в договоре есть условия по оплате социальных взносов.
Адвокаты, индивидуальные предприниматели и другие лица, ведущие частную практику, а также главы крестьянско-фермерских хозяйств (КФХ), если они добровольно уплачивают за себя социальные взносы.
Официально безработные — больничное пособие также положено, но необходимо выбрать, что получать: пособие по безработице или компенсацию по больничному листу.
Компенсация по больничному листу выплачивается совместно работодателем и Социальным фондом России (СФР).
Важно знать, что срок больничного может быть продлён в особых случаях, и не все дни больничного могут быть оплачены.
Первоначальный срок больничного листа — до 15 календарных дней. Это стандартный срок, на который врач может выписать больничный при обычных заболеваниях.
Продление больничного. Если болезнь длится дольше, через 15 дней создаётся медицинская комиссия, которая может продлить больничный лист. Продление возможно до 12 месяцев, но при этом сотрудник должен посещать врача каждые 15 дней для подтверждения необходимости продолжения лечения.
Максимальный срок больничного — 10 месяцев. Для больных туберкулёзом — до 12 месяцев.
Сотрудникам с инвалидностью оплата больничного ограничена. Максимально оплачиваемый срок — не более четырёх месяцев подряд или пять месяцев в году, если больничный оформляется по нескольким заболеваниям.
Расчет больничного
Больничный лист оплачивается в зависимости от стажа работы сотрудника и его среднего заработка за последние два года. Важно понимать, что расчёт пособия по больничному зависит от официального дохода, на который начислялись страховые взносы, и максимальных пределов выплат, установленных законодательством.
Основные параметры расчёта включают страховой стаж и средний заработок сотрудника.
Страховой стаж — это время, в течение которого сотрудник был застрахован на случай временной нетрудоспособности:
Менее 6 месяцев — размер больничного не превышает МРОТ.
Менее 5 лет — оплачивается 60% от заработка.
От 5 до 8 лет — оплачивается 80% от заработка.
Более 8 лет — оплачивается 100% от заработка.
Средний заработок рассчитывается на основе всех доходов за два года (зарплата, премии, отпускные), на которые начислялись страховые взносы. Больничные или пособия по уходу за ребёнком не учитываются.
Минимальный размер больничного зависит от МРОТ. В 2024 году он составляет 19 242 рублей в месяц. Максимальный размер больничного рассчитывается с учётом предельных величин дохода за два года. В 2024 году максимальный доход для расчёта больничного — 2 949 000 рублей.
Формула расчёта больничного:
Определение дохода за два года. Если доход меньше 24 МРОТ (461 808 ₽), то в расчёт берётся 461 808 ₽. Если доход больше максимума (2 949 000 ₽), то берётся максимум.
Определение среднедневного заработка. Доход за два года делится на 730 дней. Если ваш фактический заработок меньше минимального, берётся МРОТ.
Умножение на процент оплаты в зависимости от стажа. Среднедневной заработок умножается на процент, который зависит от стажа: 60%, 80% или 100%.
Сравнение с минимальным размером пособия. Если рассчитанное дневное пособие меньше минимального (МРОТ, делённый на количество дней месяца), в расчёт берётся минимальная сумма.
Определение пособия за дни больничного. Результат умножается на количество дней больничного.
Расчёт больничного листа зависит от стажа работы и официального дохода за последние два года. Сложность расчёта заключается в необходимости учитывать минимальные и максимальные пределы заработка, а также районные коэффициенты и условия работы.
Вопросы и ответы
Как часто должна выплачиваться зарплата?
Зарплата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц — аванс и основная часть. Конкретные даты определяются внутренними правилами компании, но общий срок не должен превышать 15 дней после окончания расчётного периода.
Как оплачиваются праздничные дни во время отпуска?
Праздничные дни, такие как 1 и 9 мая, 12 июня и другие официальные праздники, не входят в расчёт оплачиваемого отпуска и не оплачиваются. Сотрудник может выйти на работу на день позже, но без дополнительной оплаты.
Источники:
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)
Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ)
Удальцова Н.В., Ильина И.М.: «Актуальные вопросы правового регулирования трудовых отношений лиц, работающих по совместительству» // Закон и право, 2024
Е.Е. Голова: «Бухгалтерский учёт больничных в 2024 году: важные моменты для бухгалтера» // Экономика и бизнес: теория и практика, 2024