Письмо с акцентами

ДЬЯВОЛ В ДЕТАЛЯХ

Где бы ни происходила переписка (через электронную почту, в соцсетях или sms), она требует соблюдения правил и норм русского языка. Особенно обидно при ведении деловой переписки неверно написать термины из вашей профессиональной сферы. Собеседник может усомниться в вашей компетентности. Впрочем, редкие и специфичные слова могут быть незнакомы собеседнику и он неверно их истолкует.

Если же человека нужно познакомить с терминологией, то, согласно правилам этикета, дайте пояснение используемым словам и аббревиатурам.

Старайтесь делать предложения не слишком длинными. Сложные и витиеватые конструкции оставьте для написания романа.

Прежде чем отправить письмо, перечитайте его несколько раз. К слову, одно из важных правил деловой переписки — не затягивать со сроками.

А вот если вы впервые отправляете электронное письмо незнакомому человеку, помните об элементарных правилах вежливости. Начните «разговор» так, как сделали бы это в реальной жизни. Представьтесь, объяснитесь, откуда узнали о нем, почему и по какому вопросу решили обратиться.

Подпись — очень важная деталь делового письма. В настройках почтовых сервисов ее обычно можно установить автоматически ко всем письмам. Грамотно составленная подпись равноценна визитной карточке.

Помимо стандартного набора данных, в подпись можно добавить «фишку», например, сотрудники книжного издательства в подписи используют дополнительное предложение «Сейчас я читаю...» (и вставляют название новинки издательства). Представители фирм из сферы питания могут завершать письма пожеланиями «вкусного дня». Электронные письма можно отправлять в любое время суток. Однако ответить на входящее письмо желательно в течение суток.

ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА В СЕТИ

Заполняя «Профиль» в соцсети, помните, что его увидят люди, которые ничего о вас не знают. Первое впечатление, отношение к вам зависят от этой «визитной карточки», которую вы сами создаете. Установите настройки приватности в своем аккаунте, чтобы личную информацию могли видеть только ваши друзья.

Если вы позиционируете себя как делового человека, размещение смешных картинок, смайликов и прочих проявлений активности без повода будет неуместно. Под запретом также являются ссылки на различные онлайн-игры и новые приложения.

Социальные сети по-прежнему считаются зоной приватного общения с друзьями и близкими. Не все представители бизнес-среды готовы идти на контакт в личной переписке в Facebook. Многие воспринимают это как вторжение в личное пространство.

КРАТКОСТЬ — СЕСТРА SMS

Считается, что набор текста sms не должен занимать больше 30 секунд. В противном случае лучше воспользоваться электронной почтой или просто позвонить. Писать на мобильный телефон по деловым вопросам рекомендуется в рабочие дни с 9:00 до 22:00.

Есть мнение, что жаргонные слова украшают текст и делают его более красочным. Однако это правило никогда не работает в бизнес-переписке.

Сленг можно использовать, если вы уверены, что это привычный для делового партнера стиль, и он будет адекватно воспринят. С малознакомыми партнерами лучше не рисковать.

Перед отправкой сообщения обязательно перечитайте его. Автокоррекция иногда творит чудеса — вы рискуете отправить собеседнику послание с неожиданным содержанием.

Прежде чем отправить сообщение, внимательно проверяйте адресата.

Возникнет неловкая ситуация, если сообщение с текстом «Я люблю тебя» вы по ошибке отправите своему начальнику.

ИСКУССТВО КОМПЛИМЕНТОВ

В социальных сетях и форумах будут уместны и комплименты, которые вы можете выразить не только коллегам, но и деловым партнерам. «Ты отлично выглядишь, отпуск пошел на пользу» — в неформальном общении между сотрудниками это приемлемо.

Для полуофициальной переписки более уместны такие комплименты: «Всегда восхищалась людьми, умеющими кататься на горных лыжах».

Для официальной переписки лучше адресовать комплимент компании: «Ваша организация запомнилась необычным оформлением стенда, доброжелательностью сотрудников».

* Нетикет (является слиянием слов «сеть» (англ. net и «этикет») — правила поведения, общения в сети, традиции и культура интернет-сообщества, которых придерживается большинство.

КСТАТИ

Если ваша деловая переписка происходит накануне или сразу после официальных праздников, то поздравьте собеседника с прошедшими/предстоящими. Важных клиентов и тех, с кем вы поддерживаете продолжительную деловую переписку по правилам этикета нужно поздравлять отдельным письмом. Полезно будет узнать, когда у вашего собеседника день рождения — эту информацию обычно легко получить из социальных сетей.