Как организовать первое деловое мероприятие: нюансы, которые нужно учесть

Опытные организаторы мероприятий говорят, что самая большая загвоздка в их деле — верить в то, что до ивента еще много времени.

Поэтому первое правило организатора — всё, что можно сделать сразу, делаем сразу. Звонки и письма партнерам, обсуждение темы со спикером и любые задачи лучше решать заранее.

Второе правило — всё должно быть записано. Составьте для себя тематические чек-листы или общую ментальную карту, в которых вы сможете отмечать, что уже сделано, а что еще нет. Выбирайте и используйте сервисы для планирования мероприятий — так ваша жизнь станет проще, а ивент — качественнее.

Давайте пройдемся по основным этапам подготовки бизнес-ивента.

Как искать спикеров

Прежде чем отправляться на поиски спикеров, составьте портрет эксперта, который вам нужен. Отталкивайтесь от темы и формата мероприятия, точечных вопросов, которые хотите осветить, и ожиданий участников.

Выбирая спикера, постарайтесь избежать распространенных ошибок:

• приглашать эксперта «вслепую»;
• основываться только на личных симпатиях;
• переоценивать докладчика.

Искать экспертов можно по-разному:

• среди участников других мероприятий;
• в социальных сетях — в профильных сообществах или замечая, кого отмечают в постах и комментариях другие эксперты;
• среди коллег и их контактов.

Как только вы заметили интересного эксперта, проведите небольшое исследование: посмотрите, что и как он говорит и пишет в соцсетях, попробуйте найти записи выступлений и отзывы участников других мероприятий.

Чтобы пригласить спикера на ваше мероприятие, свяжитесь с ним любым доступным способом. Главное — заранее продумайте, что вы ему напишете или скажете. Из вашего сообщения должно быть понятно:

• кто вы;
• где предлагаете выступить;
• что это за мероприятие и когда оно пройдет;
• для кого это мероприятие;
• условия участия: платите ли вы эксперту за выступление, может ли он рекламировать свои услуги и в каком формате и т. п.;
• как спикер должен будет участвовать в продвижении мероприятия: опубликовать у себя в соцсетях анонс, сделать рассылку по базе и т. д.;
• что нужно сделать, если ваше предложение заинтересовало собеседника.

После того, как согласие спикера получено, обсудите с ним формат выступления, продолжительность, сроки предоставления вам презентации и другие нюансы.

Как выбрать площадку и где взять оборудование

Выбор площадки зависит от формата мероприятия. Но если раньше большинство деловых мероприятий проходило офлайн, то сейчас популярны и онлайн-ивенты.

Площадки для офлайн-мероприятий

При организации делового мероприятия офлайн выбирайте локацию, учитывая количество людей и программу ивента.

От ожидаемого числа участников зависит площадь помещения — на каждого посетителя должно приходиться не менее 2 м². По статистике на бесплатные мероприятия приходит в среднем 20-30% зарегистрировавшихся, на платные — около 70% купивших билеты.

От формата и программы ивента зависит конфигурация помещения. Например, для семинара подойдет конференц-зал, а для тренинга может потребоваться помещение, в котором команды смогут работать над заданиями, не мешая друг другу.

Для проведения конференций и других деловых мероприятий можно рассматривать:

• отели;
• коворкинги;
• бизнес-центры и торгово-развлекательные центры;
• спортивные комплексы;
• учебные заведения.

Помимо выбора площадки нужно позаботиться об оборудовании. Сориентироваться помогут ответы на вопросы:

• Нужны ли вашим спикерам микрофоны, проекторы и ноутбуки?
• Нужны ли микрофоны для зала, чтобы участники могли задавать вопросы?
• Нужно ли устанавливать дополнительное освещение?
• Будут ли на мероприятии участники, которые говорят на других языках и нуждаются в переводе?
• Нужно ли дополнительно выводить выступление спикера на большой экран?

Чтобы ничего не упустить, пропишите подробно программу мероприятия и отметьте всё нужное оборудование. Рекомендуем проконсультироваться с тем, кто уже проводил подобные ивенты, или специалистами компании, которая занимается прокатом оборудования. Совет опытного человека поможет вам ничего не упустить.

Площадки для онлайн-мероприятий

Процесс организации делового мероприятия онлайн зависит от того, планируете ли вы собрать всех спикеров в одном месте.

Если да, нужно выбирать локацию, исходя из формата и деталей программы. Например, если вы хотите провести масштабное онлайн-мероприятие, на котором спикеры выступают со сцены, смотрите локации для офлайн-конференций. Если хотите получить единую картинку, но без размаха, подойдет офис или переговорная комната в коворкинге.

Требования к оборудованию также могут быть разными. Для онлайн-мероприятия с офлайн-участием экспертов нужно будет то же оборудование, что и для офлайн-мероприятия. Дополнительно придется настроить трансляцию в Zoom, Facecast или на другой платформе.

Если же спикеры будут подключаться к онлайн-мероприятию из своих локаций, обсудите с ними основные требования:

• Минимально допустимую скорость интернета, чтобы видеосвязь была качественной и не прерывалась.
• Фон для выступления.
• Освещение.
• Дресс-код.

Как организовать питание участников

При организации деловых мероприятий часто прибегают к услугам кейтеринга и заказывают как кофе-брейки, так и полноценные обеды. Но если локация ивента не располагает столовой, от обеда лучше отказаться и предложить участникам поесть в ближайших кафе (не забудьте составить список рекомендованных, чтобы людям не пришлось тратить время на поиски).

Для кофе-брейков отдайте предпочтение закускам без ярко выраженного запаха, которые удобно брать без риска испачкаться. Это могут быть, например, фрукты, сухофрукты, орешки, печенье, злаковые батончики. Позаботьтесь о том, чтобы кроме кофе был доступен качественный чай нескольких видов.

Продолжительность и тип перерывов зависят от тайминга мероприятия. Если вы проводите семинар, который длится четыре часа, достаточно одного короткого кофе-брейка, если конференцию на целый день — несколько кофе-брейков и обед.

Совместный ужин после мероприятия не обязателен, но вы можете его провести, если у вас много иногородних участников или вы хотите организовать более тесный нетворкинг.

О чём еще нужно подумать организатору

Есть еще несколько важных моментов, которые нужно продумать при организации конференции или другого делового мероприятия:

• Транспортная доступность. Проверьте, есть ли рядом с площадкой бесплатные парковки и остановки общественного транспорта. Если нет, подумайте, сможете ли вы организовать трансфер для участников от ближайшего транспортного узла.
• Встреча гостей. Кто будет ждать участников на входе, какие вопросы могут задавать люди, оказавшись на площадке, где они оставят верхнюю одежду и лишние вещи.
• Удобство гостей. Подумайте, какие указатели расставить на площадке (нужно показать, как минимум, расположение туалетов, гардеробных, кулеров с водой), сколько розеток может быть нужно (если в помещении их недостаточно, помогут удлинители), как организовать стабильный wi-fi и нужны ли места, где участники смогут спокойно пообщаться друг с другом.

Чтобы ничего не упустить, можно попросить зарегистрировавшихся участников пройти небольшой опрос и рассказать, что для них важно при посещении делового ивента.

Источинк - https://leto-promo.ru