Канбан-доска и диаграмма Ганта: как выбрать инструмент для управления проектами в российских реалиях
Канбан-доска — гибкий и наглядный способ управлять задачамиПринципы канбан-досок
Канбан-доска — это простой и эффективный инструмент для управления задачами,помогает команде работать прозрачно и продуктивно. Основные принципы канбана —визуализация и ограничение работы в процессе.
Так выглядит физическая канбан-доска
Визуализация: задачи представлены в видекарточек, которые перемещаются по столбцам, отражающим стадии выполнения:«Открыто», «В работе», «Проверка», «Завершено». Это позволяет всей командевидеть, на каком этапе находится каждая задача и где могут возникнутьзатруднения.
Ограничение работы в процессе (WIP): смысл втом, чтобы ограничивать количество задач, фокусироваться на качестве, а неколичестве задач и не допускать перегрузки.
Канбан-доска лучше всего подходит, когда нужно быстро реагировать наизменения и адаптировать проекты: Проекты с постоянным потоком задач: например, вмаркетинговых командах или IT-проектах, где приоритеты могут менятьсяежедневно.
Непрерывные процессы: такие как поддержкаклиентов или управление контентом, где работа идет постоянно и задачипоявляются регулярно.
Малые и средние проекты: где нет необходимостив сложных системах управления и важна оперативность.
Допустим, у вас есть проект по разработке веб-приложения: в«Открыто» находятся задачи-карточки: «Создать главную страницу»,«Настроить базу данных», «Добавить форму регистрации». Команда начинает сзадачи «Создать главную страницу» и перемещает ее во «В работе». По меревыполнения задачи разработчик перемещает ее в «Проверку», чтобы другойчлен команды мог проверить код. После проверки задача перемещается в«Завершено», и команда приступает к следующей задаче.
Как планировать проекты и контролировать сроки с диаграммойГанта
Особенности диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — это визуальное построение графика работ. Основная силаэтого инструмента — наглядное отображение задач и взаимосвязей между ними навременной шкале.
Пример диаграммы Ганта
1. Визуализация временных рамок. Каждая задачаотображается в виде горизонтальной полосы на диаграмме с обозначениемдлительности по дням и часам. 2. Определение взаимозависимостей. Длякаждой задачи можно определить зависимые задачи, чтобы понимать, в какойпоследовательности выполнять дела. Например, определение целевой аудиторииначинается после завершения анализа рынка, а разработка стратегии — послеопределения целевой аудитории.3. Ресурсное планирование. На диаграмме можносмотреть занятость и ответственность каждого и перераспределятьнагрузку.
Когда и для каких проектов диаграмма Ганта дает наибольшуюотдачу
Когда диаграмма Ганта наиболее эффективна:1. Крупные и долгосрочные проекты. В масштабныхпроектах с большим количеством исполнителей и задач: в строительстве,IT-разработке, при запуске новых продуктов.2. Проекты с фиксированными сроками. Например,маркетинговые кампании, которые привязаны к определенным датам (запускпродукта, праздничные распродажи и т. д.).3. Проекты с множеством зависимостей междузадачами. В проектах, где одна задача не может быть начата до завершениядругой. Например, в строительных проектах необходимо четко следить запоследовательностью — от проектирования до сдачи объекта в эксплуатацию.4. Проекты с распределенными командами. Когдаучастники проекта работают в разных городах или даже в разных часовых поясах,диаграмма Ганта помогает синхронизироваться.5. Проекты с детальной документацией.
Подходит для проектов, в которых нужны строгие отчеты перед стейкхолдерами:медицина, энергетика и т. д. Когда выбрать канбан, а когда диаграмму Ганта?
Чтобы понять, что подойдет вам, нужно определить критерии проекта: размер,сложность и то, насколько требуется детальное планирование. 1. Размер и сложность проекта. Для маленьких и средних проектов с простыми задачами, которые можно в любоймомент сдвинуть, подойдет канбан-доска.
Диаграмма Ганта уместна для крупных и сложных проектов, где важнызависимости между задачами и контроль сроков. 2. Необходимость детального планирования.
Если в вашем проекте есть много места для импровизации, а план не расписанстрого по дням и часам, то вам подойдет канбан. Если в вашем проекте важно заранее спланировать все этапы проекта и строгоследовать графику — подойдет диаграмма Ганта.
Можно ли совмещать канбан-доску и диаграмму Ганта?
Ответ — да. Более того, во многих сервисах можно представить один и тот жепроект в двух видах и отслеживать прогресс. Часто бывает, что в проектезадействованы разные отделы и команды. Например, для творческих копирайтеров,которые пишут тексты для сайта, больше подойдет доска, а для разработчиковсайтов — диаграмма. Есть и другие примеры:Пример 1: разработка нового продукта.
В фазе исследования и разработки команда может использоватьканбан-доску для управления задачами, связанными с экспериментами,тестированием и внесением изменений в концепцию продукта. Это позволяет гибкореагировать на новые данные.
На этапе выпуска продукта на рынок может быть использована диаграммаГанта для строгого планирования производственного процесса, маркетинговойкампании и логистики. Здесь важно четко соблюдать сроки, чтобы успеть кустановленной дате запуска.
Пример 2: проект IT-разработки.
Канбан-доска будет полезна на этапе разработки и внедрения, когдакоманда программистов работает по методологии Agile и часто вносит изменения вкод. Это позволяет эффективно управлять задачами и избегать перегрузки.
Диаграмма Ганта может быть использована для планирования релизов,интеграции с другими системами и обеспечения соответствия срокам сдачипроекта.
Выбор между канбан-доской и диаграммой Ганта зависит от спецификипроекта. 5 российских инструментов для работы в формате канбана и диаграммыГанта
Рассмотрим пять популярных отечественных таск-трекеров, которые помогаютэффективно организовать рабочие процессы.1. Shtab — это инструмент для управления проектами, которыйинтегрирует возможности канбан-доски, диаграммы Ганта, матрицы Эйзенхауэра,календаря, списка задач. Удобный интерфейс для визуализации задач и управлениясроками делает сервис подходящим как для гибких, так и для структурированныхпроектов.
Так выглядит канбан-доска в сервисе Shtab
Диаграмма Ганта в командном таск-трекере Shtab. Помимозависимостей между задачами, можно обозначать вехи — ключевые события, напримерновый этап в проекте
Преимущества:
интуитивно понятный интерфейс;
возможность переключаться между видами задач;
тайм-трекер для отслеживания активности;
детальные отчеты о работе команды;
модуль финансов для отслеживания расходов и доходовкомпании, интеграции с Модуль-банком и Т-банком.
Идеален: для любых проектов, гдетребуется детальное планирование и контроль сроков, но при этом важнагибкость.2. Kaiten
Kaiten — это современная платформа для управления проектами,разработанная специально для команд, работающих по Agile-методологиям.
Инструмент предлагает мощные возможности для визуализации задач с помощьюканбан-досок, а также поддерживает планирование с использованием диаграммГанта.
Канбан-доска в Kaiten
Диаграмма Ганта в Kaiten
Преимущества:
Гибкость в настройке рабочих процессов под спецификукоманды.
Позволяет управлять большим количеством задач.
Удобные инструменты для анализа производительности иоптимизации процессов.
Идеален: для IT-команд, стартапов имаркетинговых агентств, которым необходимо быстро адаптироваться к изменениям исохранять темп работы.3. YouGile
YouGile — это инструмент, который сочетает в себе простотуканбан-досок с возможностями планирования, характерными для диаграмм Ганта. Онразработан для того, чтобы помочь командам организовать свои задачи и следитьза их выполнением в режиме реального времени.
Канбан-доска в YouGile
Диаграмма Ганта в YouGile
Преимущества:
Простота использования и быстрая настройка.
Возможность интеграции с другими инструментами, чторасширяет функциональность платформы.
Мобильное приложение для управления проектами находу.
Идеален: для малых и средних команд,которым важно быстро организовать рабочий процесс и поддерживать его на высокомуровне без сложных настроек.4. Weeek
Weeek — это гибкий инструмент для управления проектами, которыйпозволяет легко адаптироваться к изменениям в процессе работы. Он предлагаетфункции канбан-досок и диаграмм Ганта, обеспечивая возможность визуальногоконтроля над задачами и сроками.
Канбан-доска в Weeek
Диаграмма Ганта в Weeek
Преимущества:
Гибкость и простота в использовании.
Возможность кастомизации под нужды конкретнойкоманды.
Интеграция с популярными сервисами иприложениями.
Идеален: длякоманд, которые работают в быстро меняющейся среде и нуждаются в инструменте,способном адаптироваться к их специфическим требованиям.5. Planfix
Planfix — это мощная платформа для управления бизнес-процессами,которая сочетает в себе возможности для работы с задачами в формате канбана ипланирования с помощью диаграмм Ганта. Этот инструмент ориентирован накомплексное управление проектами и бизнес-процессами.
Планировщик задач в виде канбан-доски в Planfix
Диаграмма Ганта в Planfix
Преимущества:
Широкий функционал для управления задачами, проектамии ресурсами.
Гибкость настройки под специфические потребностикомпании.
Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами.
Идеален: для крупных компаний иорганизаций, которым необходима полная автоматизация процессов и детальноепланирование всех этапов работы.
Как безболезненно и экономно внедрить новые инструменты в компании:практические советы
Адаптация команды1. Внедрите инструмент сначала в небольшой команде,если все одобрят его, то спустя время можно масштабировать. Так, например,сделали наши клиенты в Shtab, Кингисеппский машиностроительный завод, — сначалав сервисе работали 75 сотрудников, а теперь команда увеличилась до300. 2. Организуйте обучение и отправьте ссылки наинструкции и туториалы, чтобы сотрудники быстро освоили новый инструмент.3. Объясните команде, зачем внедряется инструмент икакие задачи он решает.4. Мотивируйте сотрудников активно использоватьновый инструмент.5. Собирайте отзывы, чтобы улучшить процессадаптации.
Минимизация затрат при внедрении и настройке1. Начинайте с базового тарифа, который покрываетосновные потребности, и переходите на более продвинутый по меренеобходимости.2. Тестируйте инструмент с помощью пробных версий,триалов, чтобы избежать лишних расходов и убедиться на практике, подходит ливам сервис.3. Используйте автоматизированные настройки иинтеграции, чтобы сократить время.
Вывод
Выбор между канбан-доской и диаграммой Ганта зависит от специфики проекта ипотребностей вашей команды. Канбан подходит для гибких, быстро меняющихсязадач, тогда как диаграмма Ганта — для строгого планирования и контроля сроков.
Главное — правильно внедрить выбранный инструмент, адаптировать команду иминимизировать затраты.
Канбан-доска — это простой и эффективный инструмент для управления задачами,помогает команде работать прозрачно и продуктивно. Основные принципы канбана —визуализация и ограничение работы в процессе.
Так выглядит физическая канбан-доска
Визуализация: задачи представлены в видекарточек, которые перемещаются по столбцам, отражающим стадии выполнения:«Открыто», «В работе», «Проверка», «Завершено». Это позволяет всей командевидеть, на каком этапе находится каждая задача и где могут возникнутьзатруднения.
Ограничение работы в процессе (WIP): смысл втом, чтобы ограничивать количество задач, фокусироваться на качестве, а неколичестве задач и не допускать перегрузки.
Канбан-доска лучше всего подходит, когда нужно быстро реагировать наизменения и адаптировать проекты: Проекты с постоянным потоком задач: например, вмаркетинговых командах или IT-проектах, где приоритеты могут менятьсяежедневно.
Непрерывные процессы: такие как поддержкаклиентов или управление контентом, где работа идет постоянно и задачипоявляются регулярно.
Малые и средние проекты: где нет необходимостив сложных системах управления и важна оперативность.
Допустим, у вас есть проект по разработке веб-приложения: в«Открыто» находятся задачи-карточки: «Создать главную страницу»,«Настроить базу данных», «Добавить форму регистрации». Команда начинает сзадачи «Создать главную страницу» и перемещает ее во «В работе». По меревыполнения задачи разработчик перемещает ее в «Проверку», чтобы другойчлен команды мог проверить код. После проверки задача перемещается в«Завершено», и команда приступает к следующей задаче.
Как планировать проекты и контролировать сроки с диаграммойГанта
Особенности диаграммы Ганта
Диаграмма Ганта — это визуальное построение графика работ. Основная силаэтого инструмента — наглядное отображение задач и взаимосвязей между ними навременной шкале.
Пример диаграммы Ганта
1. Визуализация временных рамок. Каждая задачаотображается в виде горизонтальной полосы на диаграмме с обозначениемдлительности по дням и часам. 2. Определение взаимозависимостей. Длякаждой задачи можно определить зависимые задачи, чтобы понимать, в какойпоследовательности выполнять дела. Например, определение целевой аудиторииначинается после завершения анализа рынка, а разработка стратегии — послеопределения целевой аудитории.3. Ресурсное планирование. На диаграмме можносмотреть занятость и ответственность каждого и перераспределятьнагрузку.
Когда и для каких проектов диаграмма Ганта дает наибольшуюотдачу
Когда диаграмма Ганта наиболее эффективна:1. Крупные и долгосрочные проекты. В масштабныхпроектах с большим количеством исполнителей и задач: в строительстве,IT-разработке, при запуске новых продуктов.2. Проекты с фиксированными сроками. Например,маркетинговые кампании, которые привязаны к определенным датам (запускпродукта, праздничные распродажи и т. д.).3. Проекты с множеством зависимостей междузадачами. В проектах, где одна задача не может быть начата до завершениядругой. Например, в строительных проектах необходимо четко следить запоследовательностью — от проектирования до сдачи объекта в эксплуатацию.4. Проекты с распределенными командами. Когдаучастники проекта работают в разных городах или даже в разных часовых поясах,диаграмма Ганта помогает синхронизироваться.5. Проекты с детальной документацией.
Подходит для проектов, в которых нужны строгие отчеты перед стейкхолдерами:медицина, энергетика и т. д. Когда выбрать канбан, а когда диаграмму Ганта?
Чтобы понять, что подойдет вам, нужно определить критерии проекта: размер,сложность и то, насколько требуется детальное планирование. 1. Размер и сложность проекта. Для маленьких и средних проектов с простыми задачами, которые можно в любоймомент сдвинуть, подойдет канбан-доска.
Диаграмма Ганта уместна для крупных и сложных проектов, где важнызависимости между задачами и контроль сроков. 2. Необходимость детального планирования.
Если в вашем проекте есть много места для импровизации, а план не расписанстрого по дням и часам, то вам подойдет канбан. Если в вашем проекте важно заранее спланировать все этапы проекта и строгоследовать графику — подойдет диаграмма Ганта.
Можно ли совмещать канбан-доску и диаграмму Ганта?
Ответ — да. Более того, во многих сервисах можно представить один и тот жепроект в двух видах и отслеживать прогресс. Часто бывает, что в проектезадействованы разные отделы и команды. Например, для творческих копирайтеров,которые пишут тексты для сайта, больше подойдет доска, а для разработчиковсайтов — диаграмма. Есть и другие примеры:Пример 1: разработка нового продукта.
В фазе исследования и разработки команда может использоватьканбан-доску для управления задачами, связанными с экспериментами,тестированием и внесением изменений в концепцию продукта. Это позволяет гибкореагировать на новые данные.
На этапе выпуска продукта на рынок может быть использована диаграммаГанта для строгого планирования производственного процесса, маркетинговойкампании и логистики. Здесь важно четко соблюдать сроки, чтобы успеть кустановленной дате запуска.
Пример 2: проект IT-разработки.
Канбан-доска будет полезна на этапе разработки и внедрения, когдакоманда программистов работает по методологии Agile и часто вносит изменения вкод. Это позволяет эффективно управлять задачами и избегать перегрузки.
Диаграмма Ганта может быть использована для планирования релизов,интеграции с другими системами и обеспечения соответствия срокам сдачипроекта.
Выбор между канбан-доской и диаграммой Ганта зависит от спецификипроекта. 5 российских инструментов для работы в формате канбана и диаграммыГанта
Рассмотрим пять популярных отечественных таск-трекеров, которые помогаютэффективно организовать рабочие процессы.1. Shtab — это инструмент для управления проектами, которыйинтегрирует возможности канбан-доски, диаграммы Ганта, матрицы Эйзенхауэра,календаря, списка задач. Удобный интерфейс для визуализации задач и управлениясроками делает сервис подходящим как для гибких, так и для структурированныхпроектов.
Так выглядит канбан-доска в сервисе Shtab
Диаграмма Ганта в командном таск-трекере Shtab. Помимозависимостей между задачами, можно обозначать вехи — ключевые события, напримерновый этап в проекте
Преимущества:
интуитивно понятный интерфейс;
возможность переключаться между видами задач;
тайм-трекер для отслеживания активности;
детальные отчеты о работе команды;
модуль финансов для отслеживания расходов и доходовкомпании, интеграции с Модуль-банком и Т-банком.
Идеален: для любых проектов, гдетребуется детальное планирование и контроль сроков, но при этом важнагибкость.2. Kaiten
Kaiten — это современная платформа для управления проектами,разработанная специально для команд, работающих по Agile-методологиям.
Инструмент предлагает мощные возможности для визуализации задач с помощьюканбан-досок, а также поддерживает планирование с использованием диаграммГанта.
Канбан-доска в Kaiten
Диаграмма Ганта в Kaiten
Преимущества:
Гибкость в настройке рабочих процессов под спецификукоманды.
Позволяет управлять большим количеством задач.
Удобные инструменты для анализа производительности иоптимизации процессов.
Идеален: для IT-команд, стартапов имаркетинговых агентств, которым необходимо быстро адаптироваться к изменениям исохранять темп работы.3. YouGile
YouGile — это инструмент, который сочетает в себе простотуканбан-досок с возможностями планирования, характерными для диаграмм Ганта. Онразработан для того, чтобы помочь командам организовать свои задачи и следитьза их выполнением в режиме реального времени.
Канбан-доска в YouGile
Диаграмма Ганта в YouGile
Преимущества:
Простота использования и быстрая настройка.
Возможность интеграции с другими инструментами, чторасширяет функциональность платформы.
Мобильное приложение для управления проектами находу.
Идеален: для малых и средних команд,которым важно быстро организовать рабочий процесс и поддерживать его на высокомуровне без сложных настроек.4. Weeek
Weeek — это гибкий инструмент для управления проектами, которыйпозволяет легко адаптироваться к изменениям в процессе работы. Он предлагаетфункции канбан-досок и диаграмм Ганта, обеспечивая возможность визуальногоконтроля над задачами и сроками.
Канбан-доска в Weeek
Диаграмма Ганта в Weeek
Преимущества:
Гибкость и простота в использовании.
Возможность кастомизации под нужды конкретнойкоманды.
Интеграция с популярными сервисами иприложениями.
Идеален: длякоманд, которые работают в быстро меняющейся среде и нуждаются в инструменте,способном адаптироваться к их специфическим требованиям.5. Planfix
Planfix — это мощная платформа для управления бизнес-процессами,которая сочетает в себе возможности для работы с задачами в формате канбана ипланирования с помощью диаграмм Ганта. Этот инструмент ориентирован накомплексное управление проектами и бизнес-процессами.
Планировщик задач в виде канбан-доски в Planfix
Диаграмма Ганта в Planfix
Преимущества:
Широкий функционал для управления задачами, проектамии ресурсами.
Гибкость настройки под специфические потребностикомпании.
Интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами.
Идеален: для крупных компаний иорганизаций, которым необходима полная автоматизация процессов и детальноепланирование всех этапов работы.
Как безболезненно и экономно внедрить новые инструменты в компании:практические советы
Адаптация команды1. Внедрите инструмент сначала в небольшой команде,если все одобрят его, то спустя время можно масштабировать. Так, например,сделали наши клиенты в Shtab, Кингисеппский машиностроительный завод, — сначалав сервисе работали 75 сотрудников, а теперь команда увеличилась до300. 2. Организуйте обучение и отправьте ссылки наинструкции и туториалы, чтобы сотрудники быстро освоили новый инструмент.3. Объясните команде, зачем внедряется инструмент икакие задачи он решает.4. Мотивируйте сотрудников активно использоватьновый инструмент.5. Собирайте отзывы, чтобы улучшить процессадаптации.
Минимизация затрат при внедрении и настройке1. Начинайте с базового тарифа, который покрываетосновные потребности, и переходите на более продвинутый по меренеобходимости.2. Тестируйте инструмент с помощью пробных версий,триалов, чтобы избежать лишних расходов и убедиться на практике, подходит ливам сервис.3. Используйте автоматизированные настройки иинтеграции, чтобы сократить время.
Вывод
Выбор между канбан-доской и диаграммой Ганта зависит от специфики проекта ипотребностей вашей команды. Канбан подходит для гибких, быстро меняющихсязадач, тогда как диаграмма Ганта — для строгого планирования и контроля сроков.
Главное — правильно внедрить выбранный инструмент, адаптировать команду иминимизировать затраты.