Исполнительная документация в строительстве

Цифровизация охватывает все больше сфер в строительстве. Не осталась без внимания законодателя и исполнительная документация, а именно – ее оформление и ведение в электронном виде. В 2024 году появилась новая редакции стандарта ГОСТ Р 70108, в котором аспектом стандартизации стали уточненные требования к ведению исполнительной документации в форме электронных документов.

Появление этого стандарта, вызвало много вопросов в среде строителей, и непонимание как же дальше формировать акты, журналы работ и прочие исполнительные документы. Эксперты компании «Айбим» Андрей Андреев и Юлия Стебенюк рассказали «Стройгазете», что пугаться такой цифровизации не стоит, а следует во всем спокойно разобраться, и скорее начинать адаптироваться к новым технологиям и цифровым требованиям.

Исполнительная документация (ИД) в строительстве — это обязательный пакет документов, в которых фиксируется фактическое исполнение функционально-технологических, конструктивных, инженерно-технических и иных решений, содержащихся в проектной и рабочей документации.

Грамотное ведение и оформление исполнительной документации способствует повышению качества строительных работ, а внедрение современных цифровых технологий улучшает эффективность контрольной и надзорной деятельности.

Сегодня цифровизация все активнее входит в строительство, охватывая самые разные сферы деятельности в этой области. Не остались без внимания законодателя и процессы оформления и ведения исполнительной документации в электронном виде. Нововведением здесь стало появление в 2024 году новой редакции стандарта ГОСТ Р 70108, в котором аспектом стандартизации являются уточненные требования к ведению исполнительной документации в форме электронных документов. Появление этого стандарта, вызвал много вопросов в среде строителей, и непонимание как же дальше им формировать акты, журналы работ и прочие исполнительные документы. Но пугаться такой цифровизации не стоит, следует во всем спокойно разобраться, и скорее начинать адаптироваться к новым технологиям и цифровым форматам.

Минстрой России продолжает совершенствовать нормативную базу, чтобы упростить и стандартизировать процесс ведения ИД с применением новых цифровых инструментов.

Исполнительную документацию можно вести как в традиционном виде на бумажном носителе, так и в форме электронных документов в машиночитаемом формате XML [1]. Утверждение и публикация XML-схем – исключительная прерогатива Минстроя.

21 мая 2024 года министерство опубликовало ряд новых XML-схем для формирования исполнительной документации на этапе «Строительство»:

• Акт разбивки осей объекта

• Акт освидетельствования инженерных сетей и скрытых работ

• Акт освидетельствования ответственных конструкций

• Акт освидетельствования геодезической разбивочной основы

• Общий журнал работ

• Журнал входного контроля материалов и др.

Кроме того, были опубликованы XML-схемы, связанные с приостановкой, консервацией и возобновлением строительства объектов, а также схемы для взаимодействия с органами государственного строительного надзора, в том числе уведомления, решения, постановления, протоколы и акты проверок.

Порядок ведения исполнительной документации

Теперь исполнительную документацию можно вести в форме электронных документов и не дублировать ее на бумажном носителе, если об этом договорились участники строительного процесса. Для этого используется определенное программное обеспечение, участникам предоставляется возможность обмениваться документацией в единой цифровой среде.

ИД в таком формате подписывают электронной подписью, формируют и предоставляют в виде XML-файлов.

Если XML-схемы на сайте Минстроя нет, исполнительную документацию можно предоставить в следующих форматах:

• .doc, .docx, .odt (для документов с текстовым содержанием, не включающим формулы)

• .pdf (для текстовых документов и документов, содержащих формулы и графические данные)

Вступление в силу новых требований может помочь строительным компаниям выйти на новый уровень автоматизации процессов и избежать бумажной волокиты с ведением и хранением сотен тысяч документов. Кроме того, отказ от бумаги — это не только экономично, но и экологично.

Преимущества автоматизации при создании исполнительной документации

Учитывая огромное количество разнообразных форм ИД в строительстве, автоматизация процесса ее создания имеет ряд преимуществ:

Эффективность. Сокращается время на создание ИД. Специализированные программы и цифровые инструменты берут на себя выполнение множества рутинных операций и задач.

Точность. Повышается точность и надежность при сборе, обработке и структурировании данных. Снижается риск ошибок по вине человеческого фактора при ручном вводе данных, становится проще следовать нормативным требованиям и стандартам. Программы самостоятельно проверяют ИД на полноту, актуальность сертификатов, достаточность документов о качестве материалов и сигнализируют об ошибках.

Единообразие. Работа всех участников проекта проходит в общей информационной среде. Это позволяет улучшить коммуникацию и взаимодействие между различными командами, специалистами и организациями.

Легкость внесения изменений. Изменения в ИД можно внести за несколько кликов мыши. Нет необходимости перепечатывать при этом документ или весь комплект.

Сохранность. ИД в форме электронных документов хранится в течение всего срока эксплуатации объекта. Информационные системы предусматривают резервное копирование таких документов и электронных подписей в составе их метаданных, а также возможность автоматизированного ведения электронных журналов.

Благодаря электронному журналу видны все правки пользователей и время их внесения в режиме 24/7 (например, размещение, изменение и удаление информации).

Пока описанные нормы не вступали в силу, мы редко сталкивались с запросами, связанными с переводом ИД в электронный формат. Но сейчас ситуация изменилась. Специалисты Айбим видят, что рынок все больше нуждается в консультационных услугах для внедрения специализированного программного обеспечения и ведения исполнительной документации в форме электронных документов. Также требуется обучение сотрудников новому формату работы.

ПО для автоматизации ведения исполнительной документации

Для работы с машиночитаемым форматом подходит любая информационная система, способная представлять и обрабатывать данные в соответствии с XML-схемами.

Эксперты Айбим проанализировали программное обеспечение для создания ИД в электронном формате, включенное в Реестр российского ПО. Продукт должен не только решать задачи по своей непосредственной специализации: важно и то, насколько он позволяет комплексно автоматизировать сопутствующие процессы. Оформление, сбор, подписание и передача ИД неразрывно связаны с организацией и планированием строительных работ, строительным контролем, оплатой выполненных работ, вводом объекта в эксплуатацию.

Мы классифицировали продукты по комплексному решению вопросов, стоящих перед компанией, и выделили две группы программного обеспечения:

1. Многофункциональные решения, которые включают автоматизацию различных процессов: строительного контроля, проектной, рабочей документации, материально-технического обеспечения, аналитики и т.п., в том числе формирование, согласование и подписание ИД. Эти решения будут интересны организациям, только начинающим свой путь цифровизации и автоматизации. Компании могут приобретать модули по мере потребности. За счет единого контура будет удобно объединять блоки и работать с ними.

2. Узкоспециальное программное обеспечение для автоматизации процессов формирования и ведения ИД в единой цифровой среде. Это ПО рассчитано на компании, которые уже внедрили в свою работу решения, закрывающие часть потребностей. Мы не будем подробно сравнивать весь функционал продуктов, а рассмотрим их общие особенности.

В основном все решения имеют базовый набор функций:

• Создание проектов

• Информация об организациях, ответственных лицах, работниках, участвующих в подписании документов

• Комплекты рабочих чертежей по маркам со штампом «В производство работ»

• Создание и заполнение общих и специальных журналов работ

• Создание соответствующих актов (освидетельствований, разбивки испытаний и др.), в том числе на основании записей в общем журнале работ

• Формирование журнала входного контроля с паспортами и сертификатами

• Результаты экспертиз, обследований, лабораторных и иных испытаний выполненных работ

• Хранение исполнительных схем, загружаемых в систему

• Настройка ролевого доступа

• Формирование реестра исполнительной документации

Все продукты являются в том или ином виде набором хранилищ данных с определенными категориями: акты, документы и материалы по контролю качества, исполнительные схемы, журналы работ, сведения об ответственных лицах и др. Вся автоматизация сведена к автозаполнению или выбору (ручному или через признаки) исходных данных, введенных в систему.

По опыту «Айбим», цифровизация исполнительной документации — понятный и структурированный процесс. При этом эффективность организации значительно возрастает: сотрудники качественно и своевременно оформляют документы и не теряют их, а коммуникация между всеми участниками становится более отлаженной.

Авторы: Андрей Андреев и Юлия Стебенюк