¿Pueden las empresas prohibir las relaciones sentimentales entre sus trabajadores? Abogada explica

Las relaciones interpersonales, incluidas las sentimentales, pueden generar conflictos de interés en las empresas cuando involucran a compañeros que tienen una relación jerárquica, participan en las mismas decisiones o mantienen vínculos con proveedores. En Costa Rica, las empresas privadas pueden establecer reglas para atender estas situaciones, pero ¿hasta dónde pueden intervenir y qué consecuencias laborales pueden haber para los trabajadores?

Para aclarar estas disposiciones, Marcela Acosta, socia fundadora y directora del Departamento Laboral de Quatro Legal, explicó a La Nación qué herramientas tienen los patronos para regular estas situaciones y cuáles son los límites que se deben respetar.

- ¿Existe una norma legal general que regule los conflictos de interés en los centros de trabajo?

Acosta aclaró que, en el sector privado, no existe una ley general que regule los conflictos de interés. Sin embargo, sí hay disposiciones específicas, como el artículo 23 del Reglamento sobre Gobierno Corporativo (Acuerdo CONASSIF 4-16), que rige para las entidades reguladas de los sectores financiero, bursátil, de seguros y de pensiones. A estas se les exige promulgar políticas para identificar, prevenir y gestionar conflictos de interés.

“En las demás empresas se puede tener como punto de partida la buena fe que exige el artículo 19 del Código de Trabajo y a partir de ahí, cada patrono debe definir sus propias reglas”, precisó.

En ese sentido, explicó que en Quatro Legal, por ejemplo, se crearon políticas de conflicto de interés que incluyen temas como:

• Regulación de segundo empleo
• Participación en juntas directivas
• Asociaciones y comités
• Relaciones amorosas
• Participación en empresas relacionadas
• Relación con proveedores

- ¿Cuál es la vía correcta para regular estos conflictos e imponer prohibiciones y sanciones en la empresa privada?

Acosta explicó que podría regularse en tres vías:

• Desde el contrato de trabajo, si se desea.
• Reforzarlo en políticas internas creadas al efecto.
• A través de un Reglamento Interno de Trabajo.

Eso sí, toda política interna debe ir acompañada de un proceso de inducción en el que se explique al personal, con claridad, su alcance, propósito y las consecuencias de incumplirla. Además, que los trabajadores puedan consultarla cuando lo necesiten y que exista constancia de que fue puesta en su conocimiento.

- ¿Las prohibiciones pueden ser totales o parciales? ¿Se puede decidir discrecionalmente cuándo hay conflicto?

La abogada detalló que esto depende del conflicto de interés que se desee regular.

En casos específicos de relaciones amorosas en el trabajo, lo mejor es limitar la restricción a los casos en que exista un riesgo real de que se nuble el criterio del trabajador al momento de escoger entre su mejor interés, el de su pareja, o el de su empleador.

“Que dos personas estén en departamentos distintos ayuda, pero no resuelve necesariamente el problema que podría darse. Lo importante es saber si una puede influir, decidir o tener control sobre lo que hace la otra”, agregó Acosta.

La experta señaló que también se debe revisar si ambas personas intervienen en un mismo proceso, como compras o pagos, o si manejan información sensible, ya que estos elementos suman al momento de determinar el grado de facilidad que tendría el trabajor en caso de verse en una situación donde pueda favorecerse a sí mismo o a su pareja, en perjuicio de la empresa.

Por otro lado, el hecho de evitar que un trabajador pueda favorecer a su pareja por sus sentimientos hacia ella también le protege ante una ruptura amorosa.

La empresa tampoco debería decidir si hay conflicto de interés caso por caso, sino definir los criterios de antemano, dejar la decisión por escrito y aplicar la regla a todos por igual, debido a que si dos situaciones parecidas reciben un trato distinto, podría haber un riesgo de trato discriminatorio.

- ¿Qué requisitos deben cumplir estas regulaciones para ser válidas?

Marcela Acosta explicó que, para ser válidas, las regulaciones internas deben responder a una razón legítima, como proteger la imparcialidad, los controles internos o la información de la empresa. En ocasiones, las relaciones se dan entre personas que tienen acceso a información de distintos niveles de sensibilidad, que no debería compartirse entre ellas.

Además, indicó que estas políticas deben constar por escrito antes de aplicarse, comunicarse al personal y explicar con claridad qué vínculos y puestos abarcan. También deben ser razonables y proporcionales, de manera que cumplan su objetivo sin recurrir a medidas drásticas cuando existan otras alternativas menos restrictivas.

- ¿Qué hacer si el patrono se entera después del periodo de prueba? ¿Es causal de despido sin responsabilidad patronal?

Acosta aclaró que tener un vínculo sentimental no es, por sí solo, causa de despido sin responsabilidad patronal. No obstante, podría ser sancionable en determinadas situaciones:

• Si el trabajador(a) tenía el deber de informarlo.
• Si mintió en su declaración proporcionando información falsa.
• Si favoreció a su pareja sentimental.
• Si se utilizó información de la empresa de forma indebida.

La abogada señaló que cada situación debe analizarse por separado. Si existe un conflicto de interés, primero deben buscarse alternativas para resolverlo. Si no las hay y el conflicto persiste, una opción es el despido con responsabilidad patronal, siempre que se documente la razón objetiva por la que no existe otra solución. El despido sin responsabilidad, en cambio, requiere que se compruebe una falta grave.

- ¿Estas prohibiciones deben comunicarse durante el reclutamiento? ¿Cómo puede verificarlas el patrono?

Acosta explicó que lo más recomendable es comunicarlas desde la etapa de selección y reclutamiento, pero no siempre ocurre así, lo que puede dificultar que después se le reproche al trabajador no haber informado sobre una situación.

Una alternativa, entonces, es solicitar una declaración sobre vínculos personales y establecer la obligación de actualizarla cuando su situación cambie. En todo caso, la abogada señaló que el patrono debe pedir únicamente la información necesaria para el puesto, sin indagar en la vida íntima del trabajador.

Estas declaraciones no tienen que limitarse a las relaciones sentimentales. También pueden incluir vínculos familiares o comerciales que ayuden a la empresa a identificar posibles conflictos de interés y organizar las funciones de cada persona.

“Para algunos casos, se debe dejar constancia de si el trabajador (a) es alcanzado por alguna limitante de ley para participar en concursos con entes estatales por tener familiares en cargos públicos”, agregó, a la vez que indicó que las medidas preventivas deben ajustarse a la actividad de la empresa y al puesto que se contrata.

- ¿Qué pasa si la relación surge cuando las personas ya trabajan en la empresa, o con un proveedor o ente regulador?

Acosta aclaró que enamorarse de un compañero no es una falta por sí sola. Por eso, recomendó que la regulación interna pida informarlo solo cuando exista un riesgo real por las funciones, dentro de un plazo razonable y por un canal confidencial.

Una vez informado el caso, la empresa debe valorar las medidas necesarias según el tipo de relación:

• Si ambos trabajan en la misma empresa: verificar si existe una relación jerárquica o de control entre ellos y valorar si es necesario separar sus funciones. Si se requiere trasladar a uno o a ambos, deben explicarse los motivos. Lo ideal es que el cambio sea consensuado y que la decisión responda a criterios objetivos. Si siempre se traslada a la mujer, por ejemplo, podría existir discriminación por género.
• Si la relación es con un proveedor: evitar que el trabajador participe de los procesos de compra, pagos, evaluaciones o controles sobre su contratación.
• Si la relación es con una persona de un ente regulador: el trabajador debe abstenerse de participar en trámites o comunicaciones con esa entidad y dejar constancia clara y escrita en el área de cumplimiento de la empresa.